🚀 Résultats en un coup d'œil
✔️ Temps de planification d'itinéraire réduit de 5 jours à seulement 1
✔️ Jusqu'à 60% plus d'arrêts de service par commerçant et par jour
✔️ De 6 outils à 1 interface unifiée
✔️ Moins d'erreurs avec des instructions automatisées et une visibilité en temps réel
À propos FELFEL
FELFEL est une entreprise suisse qui livre repas et boissons frais, locaux et durables Grâce à un réseau de près de 1 000 réfrigérateurs intelligents et de 200 machines à café, installés dans des bureaux, des écoles, des hôpitaux et des hôtels partout en Suisse, une équipe de « commerçants » assure le nettoyage régulier, l'entretien et les livraisons d'urgence, garantissant ainsi le bon fonctionnement de l'entreprise.
À l'époque : une feuille de calcul pour tout gouverner (et tout casser)
Avant Mapsly, Zoë de Wildt, spécialiste des opérations chez FELFEL, gérait la planification hebdomadaire des interventions sur le terrain à l'aide d'Excel et d'une multitude d'outils disparates. Chaque semaine, elle planifiait manuellement les itinéraires de chaque commerçant, tout en jonglant avec les préférences, les régions, les exigences de sécurité et les jours de vacances.
« Ça m'a pris toute la semaine, en gros ; c'était mon travail. Juste de la planification. Maintenant, avec Mapsly, je peux tout planifier en une seule journée et consacrer le reste de mon temps à améliorer mes opérations. »
Les commerçants devaient naviguer quotidiennement sur six outils différents, dont Google Maps, des bases de données internes et des fils de discussion Slack. Chaque étape nécessitait une recherche manuelle, la copie d'informations provenant de plusieurs sources et l'estimation du meilleur itinéraire à la volée. Il leur fallait 5 à 10 minutes pour se préparer pour chaque site, ce qui représentait près d'une heure de leur journée de travail passée à jongler entre les applications.
Comment Mapsly a fait la différence
De cinq jours à un : la planification d'itinéraire repensée
Après avoir testé Mapsly lors d'un déploiement national, FELFEL a rapidement réalisé la puissance de l'automatisation de la planification des tournées.
Maintenant, Zoë planifie toutes les opérations de la semaine en juste un jour—avec routage visuel, contrôles intégrés et ajustements dynamiques.
« Maintenant, ça me prend une journée. De plus, nous effectuons plus de nettoyages par jour, surtout dans les villes où les sites sont proches les uns des autres. »
Dans des villes comme Zurich, Bâle et Genève, les commerçants peuvent désormais visiter jusqu'à huit sites par jour, contre cinq auparavant.
Visibilité en temps réel pour les urgences et les déploiements
Grâce à la vue cartographique en direct de Mapsly, Zoë voit instantanément où se trouvent les commerçants et qui est disponible, ce qui lui permet de répondre aux demandes urgentes sans stress.
« Je sais exactement où se trouve tout le monde. Si nous avons besoin d'une livraison d'urgence à Berne, je vois que quelqu'un est à proximité et je le redirige. »
Cette flexibilité signifie davantage de tâches spéciales, des déploiements plus rapides et un meilleur service, même avec une équipe logistique réduite.
Intégré à HubSpot pour une synchronisation transparente des tâches
Chez FELFEL, les tickets d'assistance et les demandes clients proviennent de HubSpot, mais leur gestion était auparavant un processus manuel et chronophage. Zoë devait rechercher chaque marchand dans une feuille Excel, déterminer s'il se trouvait dans la bonne région, puis rédiger et envoyer des instructions personnalisées via Slack à chaque fois.
Grâce à l'intégration complète de Mapsly, ce flux de travail est désormais simplifié et automatisé. Lorsqu'un ticket d'assistance est marqué comme « planifié » ou « à suivre » dans HubSpot, il apparaît instantanément dans Mapsly : fini les messages Slack et les copier-coller manuels. Les tâches et instructions spécifiques sont déjà intégrées au système, prêtes à être utilisées par le commerçant dès le début de sa visite.
« Nous n'avons plus besoin de rédiger des instructions. Elles sont déjà enregistrées dans le système dès que le commerçant ouvre la visite. »
Même pour les visites de sites hautement sécurisées nécessitant une autorisation préalable, Mapsly les gère dans le même flux de travail automatisé, garantissant ainsi que l'accès est suivi, confirmé et géré en toute sécurité à l'avance.
L'intégration est bidirectionnelle : les données relatives aux services et aux sites sont synchronisées en continu entre Mapsly et HubSpot. Cet échange de données bidirectionnel et en temps réel garantit que toutes les informations sont à jour, fiables et accessibles instantanément, permettant ainsi aux équipes d'agir beaucoup plus rapidement.
Plus simple aussi pour les commerçants
Autrefois équipés de multiples applications, les commerçants, désormais, se contentent connectez-vous à Mapsly et suivez leur itinéraire. Zoë suit toujours ses jours de vacances dans une feuille de calcul légère, mais toute la planification de base est effectuée dans Mapsly.
« Ils n'ont plus besoin de planifier eux-mêmes leurs déplacements. Désormais, il leur suffit de se connecter à Mapsly, de charger leur itinéraire du jour et de commencer leurs visites : tout est prêt en quelques clics. »
En conséquence, chaque commerçant économise environ cinq heures par semaine—du temps désormais consacré au service réel, et non aux frais administratifs.
Assistance rapide, courbe d'apprentissage facile
Adopter un nouvel outil peut être intimidant, mais le support de Mapsly a rendu le processus fluide.
« Si j'ai une question, j'obtiens une réponse en cinq minutes maximum. Et les changements sont mis en œuvre très rapidement. »
Au début, Zoë n'était pas sûre de l'interface pour les utilisateurs du back-office, mais cela a rapidement changé :
« Une fois que vous avez compris le principe, c'est en fait assez facile. »
Regard vers l'avenir
Alors que FELFEL continue de se développer, l'équipe explore désormais des fonctionnalités Mapsly avancées, comme la planification automatisée des visites. Grâce à des configurations permettant de planifier des visites récurrentes et de créer automatiquement des itinéraires optimisés, Zoë prévoit un gain de temps encore plus important et une réduction des risques d'erreur humaine.
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