M A P S L Y

Contrôlez qui voit quoi

Restreindre l'accès aux objets et aux champs avec des profils utilisateur et partager des enregistrements à l'aide de la hiérarchie des rôles et des règles de partage flexibles

Contrôle d'accès dans Mapsly

Mapsly fournit une conception de partage de données flexible et en couches trouvée dans de nombreux CRM modernes qui vous permet d'exposer différents ensembles de données à différents ensembles d'utilisateurs, afin que les utilisateurs puissent faire leur travail sans voir les données qu'ils n'ont pas besoin de voir. Utilisation:

  • Des profils d'utilisateurs pour spécifier le objets et des champs les utilisateurs peuvent afficher ou modifier;
  • Rôle d'utilisateur hiérarchie et Règles de partage d'enregistrements pour spécifier le enregistrements individuels que les utilisateurs peuvent afficher ou modifier.

Les paramètres de contrôle d'accès ne sont pas automatiquement hérités de votre CRM et doivent être ajustés séparément dans Mapsly pour répondre à vos exigences de contrôle d'accès.

Sécurité au niveau objet (profils utilisateur)

UNE Profil de l'utilisateur définit:

  • quels objets sont visibles pour un utilisateur;
  • pour tous les objets visibles:
    • si un utilisateur peut uniquement afficher ou modifier les enregistrements que l'utilisateur possède (options d'accès disponibles: Afficher, Modifier),
    • si un utilisateur peut afficher les enregistrements qu'il / elle ne possède pas et peut les modifier (options disponibles: Masquer, Afficher ou Modifier);
    • si un utilisateur peut accéder à tous les champs de l'objet en fonction du niveau d'accès à un enregistrement, ou si certains champs doivent être masqués ou rester en lecture seule (options disponibles: Hériter [de l'enregistrement], Afficher uniquement ou Masquer).

Un utilisateur se voit accorder un accès de niveau propriétaire pour un enregistrement uniquement si l'ID utilisateur externe de l'utilisateur correspond au propriétaire de l'enregistrement. En d'autres termes, toutes les conditions suivantes doivent être remplies:

  • L'objet de l'enregistrement a un champ Propriétaire.
  • La valeur du champ Propriétaire n'est ni nulle ni vide.
  • L'utilisateur Mapsly connecté est soit lié à un utilisateur CRM via l'authentification unique, soit ID utilisateur externe champ rempli manuellement par un administrateur.
  • L'ID utilisateur externe de l'utilisateur correspond au propriétaire des enregistrements.

Si l'une de ces conditions est fausse, l'utilisateur se voit accorder un accès de niveau non-propriétaire, à moins que des autorisations supplémentaires ne soient accordées par leur place dans la hiérarchie des rôles ou les règles de partage.

Partage d'enregistrements

Le partage d'enregistrements accorde aux utilisateurs d'un certain profil en lecture seule ou au niveau du propriétaire un accès aux enregistrements qui ne leur appartiennent pas, à condition que leur profil autorise l'accès à l'objet. L'accès au niveau du champ d'un utilisateur aux enregistrements partagés est déterminé par le profil de l'utilisateur:

  • pour le partage au niveau du propriétaire offert par le Hiérarchie des rôles et Partage de règles avec le niveau de modification: l'utilisateur peut voir ou modifier les champs tels que définis dans son accès de niveau propriétaire à cet objet du profil de l'utilisateur;
  • pour le partage en lecture seule offert par Partage de règles avec un niveau en lecture seule: l'utilisateur peut voir toutes les vues marquées comme Afficher ou Modifier dans son accès de niveau propriétaire à cet objet dans le profil de l'utilisateur.

En d'autres termes, l'accès au niveau du champ d'un utilisateur est toujours défini par l'accès au niveau du propriétaire de son profil à l'objet, à la seule exception lorsque les enregistrements sont partagés par une règle de partage avec un niveau en lecture seule, auquel cas tous les non- les champs masqués deviennent en lecture seule.

Le partage d'enregistrements étant basé sur la propriété des enregistrements, il ne fonctionne que pour les objets avec un champ Propriétaire.

Hiérarchie des rôles utilisateur

Une fois que vous avez spécifié l'accès au niveau de l'objet et au niveau du champ, la première façon d'accorder un accès plus large aux enregistrements consiste à utiliser une hiérarchie de rôles. Semblable à un organigramme, une hiérarchie de rôles représente un niveau d'accès aux données dont un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs a besoin. Les hiérarchies de rôles ne doivent pas nécessairement correspondre exactement à votre organigramme. Au lieu de cela, chaque rôle de la hiérarchie doit représenter un niveau d'accès aux données dont un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs a besoin.

le la hiérarchie des rôles garantit que les utilisateurs situés plus haut dans la hiérarchie ont toujours un accès au niveau du propriétaire (tel que défini pour l'objet par son profil) aux enregistrements appartenant à des personnes inférieures dans leur hiérarchie.

Il n'est pas possible d'utiliser la hiérarchie des rôles pour partager des enregistrements en mode Affichage seulement avec des personnes plus élevées dans la hiérarchie - à cette fin, utilisez Profils.

Actuellement, Mapsly n'offre pas de partage automatique d'enregistrements basé sur un enregistrement territoire et la place de l'utilisateur dans la hiérarchie de gestion du territoire. Si vous avez besoin de partager automatiquement des enregistrements en fonction de leurs territoires et de vos processus de gestion de territoire CRM, vous devrez les incorporer dans la hiérarchie des rôles et les règles de partage de Mapsly.

Règles de partage d'enregistrements

Règles de partage vous permettent de faire des exceptions automatiques aux paramètres de partage globaux pour des profils d'utilisateurs particuliers en fonction des valeurs de champ d'un enregistrement, pour donner aux utilisateurs l'accès aux enregistrements qu'ils ne possèdent pas ou ne peuvent pas voir normalement conformément au niveau d'accès des non-propriétaires défini dans leur profil . Les règles de partage, comme les hiérarchies de rôles, ne sont utilisées que pour donner à des utilisateurs supplémentaires l'accès aux enregistrements - elles ne peuvent pas être plus strictes que vos paramètres de profil ou les paramètres de partage globaux.

Les règles de partage peuvent être utilisées pour accorder un accès de niveau propriétaire aux utilisateurs d'un profil ou un accès en lecture seule. Vous pouvez définir une règle de partage pour chacun de ces niveaux d'accès.

Une règle de partage est définie par une formule à l'aide du générateur de formule Mapsly et peut contenir une ou plusieurs conditions logiques, y compris des conditions imbriquées, liées par des opérateurs ET / OU. Chaque condition est une comparaison de la valeur de champ d'un enregistrement avec un opérande constant.