🚀 Ergebnisse auf einen Blick,
✔️ Zeit für die Routenplanung von 5 Tagen auf nur 1 reduziert
✔️ Bis zu, 60% mehr Service-Stopps pro Händler pro Tag
✔️ Von 6 Tools auf 1 einheitliche Oberfläche
✔️ Weniger Fehler mit automatisierten Anweisungen & Echtzeit-Transparenz
Über FELFEL
FELFEL ist ein Schweizer Unternehmen, das liefert, frische, lokale und nachhaltige Speisen und Getränke über ein Netzwerk von fast 1.000 intelligenten Kühlschränken und 200 Kaffeemaschinen. Diese sind in Büros, Schulen, Krankenhäusern und Hotels in der ganzen Schweiz installiert. Hinter den Kulissen sorgt ein Team von “Händlern” für regelmäßige Reinigung, Wartung und Notfalllieferungen—damit alles reibungslos läuft.
Damals: Eine Tabelle, um alles zu beherrschen (und zu ruinieren)
Vor Mapsly verwaltete die Betriebsspezialistin Zoë de Wildt von FELFEL die wöchentliche Einsatzplanung mit Excel und einem Flickwerk aus nicht miteinander verbundenen Tools. Jede Woche plante sie manuell Servicerouten für jeden Händler und berücksichtigte dabei Präferenzen, Regionen, Sicherheitsanforderungen und Urlaubstage.
Es hat mich die ganze Woche gekostet, im Grunde—das war hauptsächlich meine Aufgabe. Einfach nur Planung. Jetzt, mit Mapsly, kann ich alles an nur einem Tag planen und den Rest meiner Zeit tatsächlich darauf verwenden, die Abläufe zu verbessern.
Händler mussten jeden Tag zwischen sechs verschiedenen Tools wechseln—darunter Google Maps, interne Datenbanken und Slack-Threads. Jeder Stopp erforderte eine manuelle Suche, das Kopieren von Details aus mehreren Quellen und das spontane Einschätzen der besten Route. Sie benötigten 5–10 Minuten, um sich auf jeden Standort vorzubereiten, was bedeutete, dass sie fast eine Stunde ihres Arbeitstags mit dem Wechseln zwischen Apps verbrachten.
Wie Mapsly den Unterschied machte
Von fünf Tagen auf einen: Routenplanung neu gedacht
Nachdem FELFEL Mapsly während einer landesweiten Einführung getestet hatte, erkannte das Unternehmen schnell die Leistungsfähigkeit der automatisierten Tourenplanung.
Nun, Zoë plant die Einsätze der gesamten Woche in nur ein Tag—mit visueller Routenplanung, integrierten Prüfungen und dynamischen Anpassungen.
Jetzt brauche ich dafür einen Tag. Außerdem schaffen wir mehr Reinigungen pro Tag—besonders in Städten mit nah beieinanderliegenden Standorten.
An Orten wie Zürich, Basel und Genf können Händler jetzt bis zu besuchen, acht Standorte pro Tag, im Vergleich zu fünf zuvor.
Echtzeit-Transparenz für Notfälle und Rollouts
Mit der Live-Kartenansicht von Mapsly sieht Zoë sofort, wo sich Händler befinden und wer verfügbar ist—so kann sie stressfrei auf dringende Anfragen reagieren.
Ich weiß genau, wo sich alle befinden. Wenn wir eine Notfalllieferung in Bern benötigen, sehe ich, dass jemand in der Nähe ist, und leite ihn um.
Diese Flexibilität bedeutet mehr Sonderaufgaben, schnellere Rollouts und besseren Service—selbst mit einem schlanken Logistikteam.
Integriert mit HubSpot für nahtlose Aufgabensynchronisierung
Bei FELFEL entstehen Support-Tickets und Kundenanfragen in HubSpot—doch ihre Verwaltung war früher ein manueller, zeitaufwändiger Prozess. Zoë musste jeden Händler in einer Excel-Tabelle nachschlagen, feststellen, ob er sich in der richtigen Region befand, und dann jedes Mal individuelle Anweisungen über Slack schreiben und senden.
Jetzt, da Mapsly vollständig integriert ist, ist dieser gesamte Workflow optimiert und automatisiert. Wenn ein Support-Ticket in HubSpot als “scheduled” oder “follow up” markiert wird, erscheint es sofort in Mapsly—keine Slack-Nachrichten oder manuelles Kopieren und Einfügen mehr. Spezielle Aufgaben und Anweisungen sind bereits im System hinterlegt und für den Händler bereit, sobald er seine Tour öffnet.
Wir müssen keine Anweisungen mehr schreiben. Sie sind bereits im System, wenn der Händler die Tour öffnet.
Selbst bei Besuchen von Hochsicherheitsstandorten, die eine Vorabgenehmigung erfordern, übernimmt Mapsly dies im selben automatisierten Workflow—und stellt sicher, dass der Zugriff vorab nachverfolgt, bestätigt und sicher verwaltet wird.
Die Integration funktioniert in beide Richtungen: Daten zu Services und Sites werden kontinuierlich zwischen Mapsly und HubSpot synchronisiert. Dieser Live-, bidirektionale Datenaustausch stellt sicher, dass alle Informationen aktuell, zuverlässig, und sofort zugänglich sind—damit Teams deutlich schneller handeln können.
Auch einfacher für Händler
Einst mit mehreren Apps ausgestattet, Händler, jetzt nur noch, bei Mapsly anmelden und ihrer Route folgen. Zoë erfasst ihre Urlaubstage weiterhin in einer schlanken Tabelle, aber die gesamte zentrale Planung erfolgt in Mapsly.
Sie übernehmen die Planung nicht mehr selbst. Jetzt melden sie sich einfach bei Mapsly an, laden ihre Route für den Tag und starten ihre Besuche—alles ist mit wenigen Klicks für sie vorbereitet.
Dadurch spart jeder Händler ungefähr, fünf Stunden pro Woche—Zeit, die jetzt für tatsächliche Serviceleistungen aufgewendet wird, nicht für Verwaltungsaufwand.
Schneller Support, einfache Lernkurve
Die Einführung eines neuen Tools kann entmutigend sein, aber der Support von Mapsly hat sie reibungslos gemacht.
Wenn ich eine Frage habe, erhalte ich innerhalb von fünf Minuten oder weniger eine Antwort. Und Änderungen werden wirklich schnell umgesetzt.
Anfangs, war Zoë unsicher bezüglich der Oberfläche für Backoffice-Benutzer—doch das änderte sich schnell:
Sobald Sie den Dreh raus haben, ist es eigentlich ziemlich einfach.
Ausblick
Da FELFEL weiter wächst, erkundet das Team nun erweiterte Mapsly-Funktionen wie die automatisierte Besuchsplanung. Mit Konfigurationen, die wiederkehrende Besuche planen und optimierte Routen automatisch erstellen können, erwartet Zoë noch mehr Zeitersparnis—und weniger Möglichkeiten für menschliche Fehler.
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