60% mehr Servicestopps pro Händler pro Tag1 einheitliche Schnittstelle
Weniger Fehler mit automatisierten Anweisungen und Echtzeit-Sichtbarkeit
Um FELFEL
FELFEL ist ein Schweizer Unternehmen, das frische, regionale und nachhaltige Speisen und Getränke über ein Netzwerk von fast 1000 intelligenten Kühlschränken und 200 Kaffeemaschinen. Diese sind in Büros, Schulen, Krankenhäusern und Hotels in der ganzen Schweiz installiert. Hinter den Kulissen sorgt ein Team von „Händlern“ für regelmässige Reinigung, Wartung und Notfalllieferungen – damit alles reibungslos läuft.
Damals: Eine Tabelle, um alles zu regieren (und zu brechen)
Vor Mapsly verwaltete Zoë de Wildt, Betriebsspezialistin bei FELFEL, die wöchentliche Außendienstplanung mit Excel und einem Flickenteppich aus nicht verbundenen Tools. Jede Woche plante sie manuell die Servicerouten für jeden Händler und musste dabei Präferenzen, Regionen, Sicherheitsanforderungen und Urlaubstage berücksichtigen.
„Ich habe im Grunde die ganze Woche dafür gebraucht – das war hauptsächlich meine Aufgabe. Nur die Planung. Jetzt kann ich mit Mapsly alles an nur einem Tag planen und den Rest meiner Zeit damit verbringen, die Abläufe tatsächlich zu verbessern.“
Händler mussten täglich sechs verschiedene Tools nutzen – darunter Google Maps, interne Datenbanken und Slack-Threads. Jeder Stopp erforderte eine manuelle Suche, das Kopieren von Details aus verschiedenen Quellen und das spontane Erraten der besten Route. Die Vorbereitung für jeden Standort dauerte 5–10 Minuten, sodass sie fast eine Stunde ihres Arbeitstages mit dem Wechseln zwischen Apps verbrachten.
Wie Mapsly den Unterschied machte
Von fünf Tagen auf einen: Routenplanung neu gedacht
Nach dem Testen von Mapsly während einer landesweiten Einführung erkannte FELFEL schnell die Leistungsfähigkeit der automatisierten Tourenplanung.
Jetzt plant Zoë den gesamten Wochenbetrieb in nur einen Tag– mit visueller Weiterleitung, integrierten Prüfungen und dynamischen Anpassungen.
„Jetzt brauche ich dafür einen Tag. Außerdem führen wir mehr Reinigungen pro Tag durch – insbesondere in Städten, wo die Standorte nah beieinander liegen.“
In Städten wie Zürich, Basel und Genf können Händler nun bis zu acht Standorte pro Tag, verglichen mit fünf zuvor.
Echtzeit-Sichtbarkeit für Notfälle und Rollouts
Mit der Live-Kartenansicht von Mapsly sieht Zoë sofort, wo sich Händler befinden und wer verfügbar ist. So kann sie ohne Stress auf dringende Anfragen reagieren.
«Ich weiß genau, wo sich alle befinden. Wenn wir in Bern eine dringende Lieferung benötigen, sehe ich, ob jemand in der Nähe ist, und kann die Route umleiten.»
Diese Flexibilität bedeutet mehr Spezialaufgaben, schnellere Rollouts und besseren Service – selbst mit einem schlanken Logistikteam.
Integriert mit HubSpot für nahtlose Aufgabensynchronisierung
Bei FELFEL stammen Support-Tickets und Kundenanfragen aus HubSpot – ihre Verwaltung war jedoch früher ein manueller und zeitaufwändiger Prozess. Zoë musste jeden Händler in einer Excel-Tabelle nachschlagen, feststellen, ob er sich in der richtigen Region befand, und dann jedes Mal individuelle Anweisungen über Slack schreiben und versenden.
Dank der vollständigen Integration von Mapsly ist der gesamte Workflow optimiert und automatisiert. Sobald ein Support-Ticket in HubSpot als „geplant“ oder „Nachverfolgung“ markiert ist, wird es sofort in Mapsly angezeigt – keine Slack-Nachrichten oder manuelles Kopieren und Einfügen mehr. Spezielle Aufgaben und Anweisungen sind bereits im System integriert und stehen dem Händler sofort nach dem Öffnen seiner Tour zur Verfügung.
„Wir müssen keine Anweisungen mehr schreiben. Sie sind bereits im System, wenn der Händler die Tour öffnet.“
Sogar Besuche von Standorten mit hohem Sicherheitsniveau, die eine vorherige Autorisierung erfordern, werden von Mapsly im Rahmen desselben automatisierten Workflows abgewickelt. So wird sichergestellt, dass der Zugriff im Voraus verfolgt, bestätigt und sicher verwaltet wird.
Die Integration funktioniert in beide Richtungen: Daten zu Diensten und Websites werden kontinuierlich zwischen Mapsly und HubSpot synchronisiert. Dieser Live-Datenaustausch in beide Richtungen stellt sicher, dass alle Informationen aktuell, zuverlässig und sofort verfügbar sind – und ermöglicht Teams so deutlich schnelleres Handeln.
Auch für Händler einfacher
Früher mit mehreren Apps ausgestattet, können Händler jetzt einfach Melden Sie sich bei Mapsly an und folgen Sie ihrer ReiserouteZoë verfolgt ihre Urlaubstage immer noch in einer einfachen Tabellenkalkulation, aber die gesamte Kernplanung erfolgt in Mapsly.
„Sie planen nicht mehr selbst. Jetzt melden sie sich einfach bei Mapsly an, laden ihre Tagesroute und starten ihre Besichtigungen – alles ist mit wenigen Klicks erledigt.“
Dadurch spart jeder Händler ca. fünf Stunden pro Woche– Zeit, die jetzt für den eigentlichen Service und nicht für Verwaltungsaufwand aufgewendet wird.
Schneller Support, einfache Lernkurve
Die Einführung eines neuen Tools kann entmutigend sein, aber der Support von Mapsly machte es reibungslos.
„Wenn ich eine Frage habe, bekomme ich innerhalb von fünf Minuten oder weniger eine Antwort. Und Änderungen werden sehr schnell umgesetzt.“
Zoë war sich zunächst nicht sicher, welche Schnittstelle sie für Backoffice-Benutzer verwenden sollte – doch das änderte sich schnell:
„Wenn man den Dreh erst einmal raus hat, ist es eigentlich ganz einfach.“
Ausblick
Da FELFEL weiter wächst, erkundet das Team nun erweiterte Mapsly-Funktionen wie die automatisierte Besuchsplanung. Mit Konfigurationen, die wiederkehrende Besuche planen und optimierte Routen automatisch erstellen können, hofft Zoë, noch mehr Zeit zu sparen – und weniger Möglichkeiten für menschliche Fehler zu schaffen.
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