Résultats en un coup d'œil
- ~20% de temps d'équipe économisé en éliminant la préparation manuelle des données
- Flux de travail de correspondance entièrement automatisés dans HubSpot et Mapsly
- Visibilité en temps réel sur la proximité des candidats et la couverture de la communauté
- Décisions d'embauche accélérées avec des calculs de distance exacts
- Plus de 700 communautés actives et des milliers de personnes en phase de prospection
À propos de la vie en appartement
Apartment Life est une organisation à but non lucratif qui œuvre à la croisée du développement communautaire et de la gestion immobilière multifamiliale. Présente aux États-Unis et au Canada, son modèle unique place des bénévoles (appelés coordinateurs) au sein de résidences pour organiser des événements pour les résidents, entretenir les relations et fidéliser les locataires.
« Nous aidons les gens à aimer l'endroit où ils vivent et aidons les propriétaires à garder leurs résidents plus longtemps », a déclaré Sean Bailey, vice-président national de l'expérience client.
Le défi : les processus manuels & Manque de visibilité
De nombreux coordinateurs résident sur place. Lorsqu'un coordinateur déménage ou qu'une propriété change de propriétaire, l'équipe doit rapidement pourvoir le poste en recrutant une personne à proximité, généralement issue de nos relations avec les coordinateurs actuels, des églises locales ou des organisations à but non lucratif.
Étant donné le rôle central de la géographie dans ce processus, les cartes ont toujours joué un rôle— mais seulement de manière fragmentée et manuelle. Auparavant, chaque recruteur créait ses propres cartes Google Maps, localisant les candidats et les communautés ouvertes séparément. Ces cartes, créées par nos soins, étaient déconnectées des données réelles de l'organisation et impossibles à mettre à l'échelle ou à standardiser.
De plus, avec leur objectif à long terme de servir « n'importe quelle communauté, partout dans le monde », ils sont constamment à la recherche de nouveaux partenaires. Cette stratégie axée sur la croissance exige des systèmes intelligents et évolutifs.
Avant Mapsly, les opérations d'Apartment Life reposaient principalement sur des feuilles de calcul et des cartes Google Maps cloisonnées, créées par des recruteurs individuels. Les équipes maintenaient manuellement les ensembles de données et s'appuyaient sur des cartes imprimées ou des notes personnelles, avec peu de visibilité centralisée.
« Nous ne comprenions pas comment nos données étaient connectées géographiquement. Chacun avait sa propre version de la carte », se souvient Sean.
Les recruteurs ne pouvaient pas répondre rapidement à des questions fondamentales, comme « Qui a postulé l'année dernière à proximité de ce nouveau poste ? » ou « Où sommes-nous déjà présents ? » Cette inefficacité a freiné le rythme de recrutement et compliqué la croissance.
Même après avoir mis en œuvre HubSpot CRM, ils avaient toujours besoin d'un outil géospatial capable de donner vie à leurs données.
Découvrez Mapsly : cartographie en temps réel, flux de travail et recrutement intelligent
Mapsly a clarifié l'expansion d'Apartment Life. L'équipe l'utilise désormais quotidiennement pour mettre en relation les candidats bénévoles avec les communautés voisines, suivre la couverture et visualiser la croissance, le tout synchronisé en temps réel avec HubSpot.
Voici comment Mapsly a modifié son flux de travail :
Grâce à l'intégration de Mapsly à leur CRM HubSpot, chaque nouveau candidat est instantanément localisé. Les recruteurs utilisent l'interface visuelle de Mapsly pour zoomer sur une région, visualiser tous les biens à proximité et identifier les profils idéaux pour chaque candidat.
« Je peux le consulter et dire : cette personne est potentiellement adaptée à ces trois propriétés, et prendre une décision immédiatement », a déclaré Sean.
Ils calculent même les distances exactes entre chaque coordinateur et les communautés disponibles pour prioriser la sensibilisation.
Avant Mapsly, la direction d'Apartment Life avait du mal à répondre à l'une des questions les plus importantes : « Où en sommes-nous ? » Avec une couverture couvrant des dizaines d'États, l'entreprise manquait d'une vision centralisée de son empreinte. Les données du programme étaient stockées dans des feuilles de calcul, ce qui compliquait l'identification des opportunités d'expansion ou même la vérification des zones d'intervention existantes.
Avec Mapsly, ils utilisent des cartes thermiques et des vues territoriales pour visualiser la couverture communautaire à l'échelle nationale.
« Quand j'ai présenté notre première carte thermique, tout le monde a cru qu'il s'agissait d'un simple graphique. Quand j'ai zoomé et montré des données en direct (des personnes réelles connectées aux propriétés), tout le monde a été bluffé. »
Maintenant, l'équipe d'Apartment Life a une visibilité complète sur les opérations actuelles et les marchés potentielsIls peuvent rechercher des points vides sur la carte, aligner les recruteurs en conséquence et poursuivre leur mission avec une clarté stratégique.
Les ingénieurs commerciaux de Mapsly ont aidé l'équipe à mettre en œuvre des flux de travail personnalisés, notamment :
- Recherche de communautés à proximité – Met à jour les enregistrements de contact HubSpot avec les communautés dans un rayon défini autour du domicile du candidat.
- Bouton Ouvrir dans Mapsly – Relie chaque enregistrement HubSpot directement à son emplacement visuel dans Mapsly, permettant une bascule rapide et transparente entre les systèmes.
- Calculs de distance – Calcule et stocke automatiquement la distance entre chaque candidat et les correspondances potentielles de la communauté pour un filtrage et une prise de décision rapides.
Ces fonctionnalités éliminent les conjectures et accélèrent la réponse des recruteurs.
Selon Sean, la mise en œuvre de Mapsly a permis à l’équipe de gagner un temps considérable et d’améliorer l’efficacité opérationnelle :
« Nous avons cessé de passer du temps à créer du travail et nous nous sommes mis à l'œuvre. Nous avons probablement fait gagner 20% de temps à nos recruteurs en éliminant les tableurs et les outils obsolètes. »
Ce gain de temps permet aux recruteurs d’atteindre davantage de candidats, de placer des bénévoles plus rapidement et de mieux servir leurs plus de 700 communautés actives, tout en progressant vers leur vision d’expansion mondiale.
Sean a souligné la qualité du support client de Mapsly comme un facteur de différenciation clé :
« Erik n'est pas qu'un simple support ; il fait partie intégrante de notre équipe. Je lui expliquais ce que je voulais faire, et il revenait une heure plus tard avec une solution fonctionnelle. Mon équipe pense que je suis le génie, mais en réalité, c'est lui. »
Regard vers l'avenir
Apartment Life poursuit son expansion, tant géographique que technologique. Avec pour objectif de desservir davantage de pays et d'explorer des intégrations plus poussées, Mapsly restera un élément clé de sa stratégie de croissance.
« Mapsly n'est pas seulement un outil, c'est un partenaire. À mesure que nous évoluons, il évolue avec nous », a déclaré Sean.
Résultats
- ~20% de temps d'équipe économisé en éliminant la préparation manuelle des données
- Flux de travail de correspondance entièrement automatisés dans HubSpot et Mapsly
- Visibilité en temps réel sur la proximité des candidats et la couverture de la communauté
- Décisions d'embauche accélérées avec des calculs de distance exacts
- Plus de 700 communautés actives et des milliers de personnes en phase de prospection
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