Resultados de un vistazo
- ~20% del tiempo del equipo ahorrado al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de emparejamiento totalmente automatizados en HubSpot & Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad de los solicitantes & la cobertura comunitaria
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos de distancia exactos
- 700+ comunidades activas y miles en el pipeline de prospección,
Acerca de Apartment Life
Apartment Life es una organización sin fines de lucro que opera en la intersección entre la creación de comunidades y la gestión de propiedades multifamiliares. Con presencia en EE. UU. y Canadá, su modelo único coloca a voluntarios (también conocidos como coordinadores) en comunidades de apartamentos para organizar eventos para residentes, cultivar relaciones y mejorar la retención de inquilinos.
“Ayudamos a las personas a amar el lugar donde viven—y ayudamos a los propietarios a retener a los residentes por más tiempo,” dijo Sean Bailey, vicepresidente nacional de Experiencia del Cliente.
El desafío: Procesos manuales & Falta de visibilidad
Muchos de los coordinadores viven en las propiedades a las que prestan servicio. Cuando un coordinador se muda o una propiedad cambia de propietario, el equipo debe cubrir rápidamente el puesto con alguien cercano—por lo general reclutado a partir de nuestras relaciones actuales con coordinadores, iglesias locales u organizaciones sin fines de lucro.
Dado lo central que es la geografía en este proceso, los mapas siempre han desempeñado un papel—pero solo de una forma fragmentada y manual. Anteriormente, cada reclutador creaba sus propias superposiciones de Google Maps, trazando solicitantes y comunidades abiertas por separado. Estos mapas DIY estaban desconectados de los datos reales de la organización y era imposible escalarlos o estandarizarlos.
Además, con su objetivo a largo plazo de servir a “cualquier comunidad, en cualquier lugar del mundo,” siempre están buscando nuevos socios. Esta estrategia orientada al crecimiento exige sistemas inteligentes y escalables.
Antes de Mapsly, las operaciones de Apartment Life se gestionaban en gran medida mediante hojas de cálculo y Google Maps aislados creados por reclutadores individuales. Los equipos mantenían conjuntos de datos manualmente y dependían de mapas impresos o notas personales, con poca visibilidad centralizada.
“No entendíamos cómo se conectaban geográficamente nuestros datos. Cada uno tenía su propia versión del mapa,” recordó Sean.
Los reclutadores no podían responder rápidamente a preguntas fundamentales, como “¿Quién presentó una solicitud el año pasado cerca de esta nueva vacante?” o “¿Dónde ya tenemos presencia?” Esa ineficiencia perjudicó la velocidad de contratación y complicó el crecimiento.
Incluso después de implementar HubSpot CRM, seguían necesitando una herramienta geoespacial que pudiera dar vida a sus datos.
Presentamos Mapsly: mapas en tiempo real, flujos de trabajo y reclutamiento inteligente
Mapsly aportó claridad a la expansión de Apartment Life. El equipo ahora lo usa todos los días para conectar a los solicitantes de voluntariado con comunidades cercanas, hacer seguimiento de la cobertura, y visualizar el crecimiento—todo sincronizado en tiempo real con HubSpot.
Así es como Mapsly cambió su flujo de trabajo:
🔍 Emparejamiento de candidatos basado en geodatos
Con Mapsly integrado en su HubSpot CRM, cualquier nuevo solicitante se muestra al instante en el mapa. Los reclutadores usan la interfaz visual de Mapsly para acercarse a una región, ver todas las propiedades dentro del rango e identificar las opciones ideales para cada solicitante.
“Puedo abrirlo y decir: Esta persona podría encajar con estas tres propiedades—y tomar una decisión en ese mismo momento,” dijo Sean.
Incluso calculan las distancias exactas entre cada coordinador y las comunidades disponibles para priorizar las acciones de contacto.
🌎 Un mapa que aporta claridad estratégica
Antes de Mapsly, el liderazgo de Apartment Life no podía responder fácilmente a una de las preguntas más importantes: “¿Dónde estamos?” Con cobertura en decenas de estados, carecían de una vista centralizada de su presencia. Los datos de los programas estaban en hojas de cálculo—lo que dificultaba identificar oportunidades de expansión o incluso verificar dónde ya estaban operando.
Con Mapsly utilizan mapas de calor y vistas de territorios para visualizar la cobertura comunitaria a nivel nacional.
Cuando mostré nuestro primer mapa de calor, todos pensaron que era solo un gráfico. Cuando hice zoom y mostré datos en vivo—personas reales conectadas con propiedades—quedaron impresionados.
Ahora, el equipo de Apartment Life tiene, visibilidad completa tanto de las operaciones actuales como de los mercados potenciales. Pueden buscar zonas vacías en el mapa, alinear a los reclutadores en consecuencia y perseguir su misión con claridad estratégica.
🔄 Automatización de flujos de trabajo que acelera la contratación
Los ingenieros de ventas de Mapsly ayudaron al equipo a implementar flujos de trabajo personalizados, incluidos:
- Búsqueda de comunidades cercanas – Actualiza los registros de contactos de HubSpot con comunidades dentro de un radio establecido del domicilio del solicitante.
- Botón Abrir en Mapsly – Vincula cada registro de HubSpot directamente con su ubicación visual en Mapsly, lo que permite alternar de forma rápida y fluida entre sistemas.
- Cálculos de distancia – Calcula y almacena automáticamente la distancia entre cada solicitante y las posibles coincidencias de comunidad para filtrar y tomar decisiones rápidamente.
Estas funciones eliminan las conjeturas y aceleran la respuesta de los reclutadores.
📈 Impacto medible
Según Sean, implementar Mapsly ha ahorrado al equipo una cantidad significativa de tiempo y ha aumentado la eficiencia operativa:
Hemos dejado de dedicar tiempo a preparar el trabajo y hemos empezado a hacer el trabajo. Probablemente hemos recuperado el 20% del tiempo de nuestros reclutadores al eliminar hojas de cálculo y herramientas antiguas.
Este ahorro de tiempo permite a los reclutadores llegar a más solicitantes, asignar voluntarios más rápido y atender mejor a sus más de 700 comunidades activas—mientras avanzan hacia su visión de expansión global.
🤝 Soporte de nivel de asociación
Sean destacó la calidad del servicio de atención al cliente de Mapsly como un diferenciador clave:,
Erik no es solo soporte—básicamente es parte de nuestro equipo. Le decía lo que quería hacer, y una hora después volvía con una solución funcional. Mi equipo cree que soy el genio, pero en realidad es él.
Mirando al futuro
Apartment Life continúa expandiéndose—tanto geográfica como tecnológicamente. Con el objetivo de atender a más países y explorar integraciones más profundas, Mapsly seguirá siendo una pieza clave de su estrategia de crecimiento.
“Mapsly no es solo una herramienta—es un socio. A medida que escalamos, escala con nosotros,” dijo Sean.
Resultados
- ~20% del tiempo del equipo ahorrado al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de emparejamiento totalmente automatizados en HubSpot & Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad de los solicitantes & la cobertura comunitaria
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos de distancia exactos
- 700+ comunidades activas y miles en el pipeline de prospección,
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