Resultados de un Vistazo
- ~20 % del tiempo del equipo ahorrado al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de emparejamiento totalmente automatizados en HubSpot y Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad de los solicitantes y la cobertura comunitaria
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos exactos de distancia
- Más de 700 comunidades activas y miles en la canalización de prospección
Acerca de la Vida en Apartamento
Apartment Life es una organización sin fines de lucro que opera en la intersección de la construcción comunitaria y la gestión de propiedades multifamiliares. Operando en Estados Unidos y Canadá, su modelo único coloca a voluntarios (también llamados coordinadores) en comunidades de apartamentos para organizar eventos para residentes, cultivar relaciones y mejorar la retención de inquilinos.
"Ayudamos a las personas a amar el lugar donde viven — y ayudamos a los propietarios a mantener a los residentes por más tiempo", dijo Sean Bailey, vicepresidente nacional de experiencia del cliente.
El desafío: procesos manuales & Falta de Visibilidad
Muchos de los coordinadores viven en las propiedades que atienden. Cuando un coordinador se muda o una propiedad cambia de dueño, el equipo debe cubrir rápidamente el puesto con alguien cercano, generalmente reclutado de nuestras relaciones actuales con coordinadores, iglesias locales u organizaciones sin fines de lucro.
Dado lo central que es la geografía en este proceso, los mapas siempre han desempeñado un papel—pero solo de manera fragmentada y manual. Anteriormente, cada reclutador creaba sus propias capas en Google Maps, trazando solicitantes y comunidades abiertas por separado. Estos mapas DIY estaban desconectados de los datos reales de la organización y eran imposibles de escalar o estandarizar.
Además, con su objetivo a largo plazo de servir a “cualquier comunidad, en cualquier parte del mundo”, siempre están buscando nuevos socios. Esta estrategia orientada al crecimiento exige sistemas inteligentes y escalables.
Antes de Mapsly, las operaciones de Apartment Life estaban en gran medida impulsadas por hojas de cálculo y mapas de Google aislados creados por reclutadores individuales. Los equipos mantenían manualmente los conjuntos de datos y dependían de mapas impresos o notas personales, con poca visibilidad centralizada.
"No teníamos idea de cómo se conectaban nuestros datos geográficamente. Cada quien tenía su propia versión del mapa", recordó Sean.
Los reclutadores no podían responder rápidamente preguntas fundamentales, como “¿Quién aplicó el año pasado cerca de esta nueva apertura?” o “¿Dónde ya estamos presentes?” Esa ineficiencia afectaba la rapidez de contratación y complicaba el crecimiento.
Incluso después de implementar HubSpot CRM, todavía necesitaban una herramienta geoespacial que pudiera dar vida a sus datos.
Entra en Mapsly: mapeo en tiempo real, flujos de trabajo y reclutamiento inteligente
Mapsly aportó claridad a la expansión de Apartment Life. El equipo ahora lo utiliza todos los días para emparejar a los solicitantes voluntarios con comunidades cercanas, rastrear la cobertura y visualizar el crecimiento—todo sincronizado en tiempo real con HubSpot.
Así es como Mapsly cambió su flujo de trabajo:
🔍 Coincidencia de candidatos basada en geodatos
Con Mapsly integrado en su CRM HubSpot, cualquier nuevo solicitante se mapea al instante. Los reclutadores usan la interfaz visual de Mapsly para acercarse a una región, ver todas las propiedades dentro del alcance e identificar candidatos ideales para cada solicitante.
“Puedo sacarlo y decir: Esta persona puede ser adecuada para estas tres propiedades—y tomar una decisión en ese momento”, dijo Sean.
Incluso calculan las distancias exactas entre cada coordinador y las comunidades disponibles para priorizar el alcance.
🌎 Un mapa que ofrece claridad estratégica
Antes de Mapsly, el liderazgo de Apartment Life no podía responder fácilmente a una de las preguntas más importantes: “¿Dónde estamos?” Con cobertura en decenas de estados, carecían de una vista centralizada de su alcance. Los datos del programa se guardaban en hojas de cálculo, lo que dificultaba identificar oportunidades de expansión o incluso verificar dónde ya operaban.
Con Mapsly, utilizan mapas de calor y vistas de territorios para visualizar la cobertura comunitaria a nivel nacional.
“Cuando mostré nuestro primer mapa de calor, todos pensaron que solo era un gráfico. Cuando hice zoom y mostré datos en vivo—personas reales conectadas a propiedades—se quedaron impresionados.”
Ahora, el equipo de Apartment Life ha visibilidad completa tanto en las operaciones actuales como en los mercados potenciales. Pueden detectar los espacios en blanco en el mapa, alinear a los reclutadores en consecuencia y llevar a cabo su misión con claridad estratégica.
🔄 Automatización de flujo de trabajo que acelera la contratación
Los ingenieros de ventas de Mapsly ayudaron al equipo a implementar flujos de trabajo personalizados, incluyendo:
- Búsqueda de Comunidades Cercanas – Actualiza los registros de contactos de HubSpot con comunidades dentro de un radio establecido desde el domicilio del solicitante.
- Abrir en Mapsly – Vincula cada registro de HubSpot directamente a su ubicación visual en Mapsly, permitiendo cambiar rápida y fácilmente entre sistemas.
- Cálculo de distancias – Calcula y almacena automáticamente la distancia entre cada solicitante y las posibles coincidencias comunitarias para un filtrado rápido y la toma de decisiones.
Estas funciones eliminan las conjeturas y aceleran la respuesta del reclutador.
Impacto Medible
Según Sean, implementar Mapsly ahorró un tiempo significativo al equipo y aumentó la eficiencia operativa:
Hemos dejado de perder tiempo creando trabajo y empezado a hacer el trabajo. Probablemente hemos recuperado el 20 % del tiempo de nuestros reclutadores al eliminar hojas de cálculo y herramientas antiguas.
Este ahorro de tiempo permite a los reclutadores llegar a más candidatos, colocar voluntarios más rápido y atender mejor a sus más de 700 comunidades activas, mientras avanzan hacia su visión de expansión global.
Soporte a nivel de asociación
Sean destacó la calidad del soporte al cliente de Mapsly como un diferenciador clave:
Erik no es solo soporte, básicamente es parte de nuestro equipo. Le decía lo que quería hacer y él volvía una hora después con una solución funcional. Mi equipo piensa que soy yo el genio, pero en realidad es él.
Mirando hacia adelante
Apartment Life continúa expandiéndose — tanto geográfica como tecnológicamente. Con el objetivo de servir a más países y explorar integraciones más profundas, Mapsly seguirá siendo una pieza clave de su estrategia de crecimiento.
“Mapsly no es solo una herramienta, es un socio. A medida que crecemos, crece con nosotros,” dijo Sean.
Resultados
- ~20 % del tiempo del equipo ahorrado al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de emparejamiento totalmente automatizados en HubSpot y Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad de los solicitantes y la cobertura comunitaria
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos exactos de distancia
- Más de 700 comunidades activas y miles en la canalización de prospección
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