Ergebnisse auf einen Blick
- ~20% Teamzeitersparnis durch Wegfall der manuellen Datenvorbereitung
- Vollautomatische Matching-Workflows in HubSpot & Mapsly
- Echtzeit-Einblick in die Nähe der Bewerber und die Community-Abdeckung
- Beschleunigte Einstellungsentscheidungen durch exakte Entfernungsberechnungen
- Über 700 aktive Communities und Tausende in der Prospektionspipeline
Über Apartment Life
Apartment Life ist eine gemeinnützige Organisation, die an der Schnittstelle zwischen Gemeinschaftsaufbau und Mehrfamilienhausverwaltung arbeitet. Ihr einzigartiges Modell, das in den USA und Kanada aktiv ist, setzt Freiwillige (auch Koordinatoren genannt) in Wohngemeinschaften ein, um Bewohnerveranstaltungen zu organisieren, Beziehungen zu pflegen und die Mieterbindung zu verbessern.
„Wir helfen den Menschen, ihren Wohnort zu lieben – und helfen den Eigentümern, ihre Bewohner länger zu behalten“, sagte Sean Bailey, National VP of Customer Experience.
Die Herausforderung: Manuelle Prozesse und Mangelnde Sichtbarkeit
Viele der Koordinatoren wohnen in den von ihnen betreuten Objekten. Zieht ein Koordinator weg oder wechselt eine Immobilie den Eigentümer, muss das Team die Stelle schnellstmöglich mit einer Person aus der Nähe besetzen – in der Regel aus unseren bestehenden Koordinatorenbeziehungen, aus örtlichen Kirchengemeinden oder gemeinnützigen Organisationen.
Angesichts der zentralen Bedeutung der Geographie für diesen Prozess Karten haben schon immer eine Rolle gespielt– allerdings nur fragmentarisch und manuell. Zuvor erstellte jeder Recruiter eigene Google Maps-Overlays, in denen Bewerber und offene Communities separat dargestellt wurden. Diese selbst erstellten Karten waren von den tatsächlichen Daten des Unternehmens getrennt und konnten weder skaliert noch standardisiert werden.
Mit ihrem langfristigen Ziel, „jede Community weltweit“ zu bedienen, suchen sie zudem ständig nach neuen Partnern. Diese wachstumsorientierte Strategie erfordert intelligente, skalierbare Systeme.
Vor Mapsly basierte der Betrieb von Apartment Life weitgehend auf Tabellenkalkulationen und isolierten Google Maps, die von einzelnen Personalvermittlern erstellt wurden. Die Teams pflegten Datensätze manuell und verließen sich auf gedruckte Karten oder persönliche Notizen, ohne dass eine zentrale Übersicht gewährleistet war.
„Wir wussten nicht, wie unsere Daten geografisch miteinander verknüpft waren. Jeder hatte seine eigene Version der Karte“, erinnerte sich Sean.
Personalvermittler konnten grundlegende Fragen wie „Wer hat sich im letzten Jahr rund um diese neue Stelle beworben?“ oder „Wo sind wir bereits vertreten?“ nicht schnell beantworten. Diese Ineffizienz ging mit der Einstellungsgeschwindigkeit einher und erschwerte das Wachstum.
Selbst nach der Implementierung von HubSpot CRM benötigten sie noch immer ein Geodatentool, das ihre Daten zum Leben erwecken konnte.
Mapsly: Echtzeit-Mapping, Workflows und intelligentes Recruiting
Mapsly hat die Expansion von Apartment Life deutlich vereinfacht. Das Team nutzt die App nun täglich, um Bewerber für Freiwilligenarbeit den umliegenden Gemeinden zuzuordnen, die Reichweite zu verfolgen und das Wachstum zu visualisieren – alles in Echtzeit mit HubSpot synchronisiert.
So hat Mapsly seinen Arbeitsablauf geändert:
🔍 Bewerber-Matching basierend auf Geodaten
Durch die Integration von Mapsly in ihr HubSpot CRM wird jeder neue Bewerber sofort zugeordnet. Personalvermittler nutzen die visuelle Oberfläche von Mapsly, um in eine Region hineinzuzoomen, alle Objekte in der Umgebung anzuzeigen und die idealen Kandidaten für jeden Bewerber zu identifizieren.
„Ich kann es aufrufen und sagen: Diese Person passt möglicherweise zu diesen drei Immobilien – und direkt dort eine Entscheidung treffen“, sagte Sean.
Sie berechnen sogar die genauen Entfernungen zwischen jedem Koordinator und den verfügbaren Communities, um die Öffentlichkeitsarbeit zu priorisieren.
🌎 Eine Karte, die strategische Klarheit schafft
Vor Mapsly konnte die Führung von Apartment Life eine der wichtigsten Fragen nicht einfach beantworten: „Wo stehen wir?“ Trotz der Abdeckung von Dutzenden von Bundesstaaten fehlte dem Unternehmen eine zentrale Übersicht über seinen Wirkungsbereich. Die Programmdaten waren in Tabellenkalkulationen gespeichert, was es schwierig machte, Expansionsmöglichkeiten zu erkennen oder überhaupt zu überprüfen, wo das Unternehmen bereits tätig war.
Mit Mapsly nutzen sie Heatmaps und Gebietsansichten, um die Community-Abdeckung im ganzen Land zu visualisieren.
„Als ich unsere erste Heatmap zeigte, dachten alle, es sei nur eine Grafik. Als ich dann näher heranzoomte und Live-Daten zeigte – tatsächliche Personen, die mit den Immobilien verbunden waren – waren sie völlig überwältigt.“
Jetzt hat das Apartment Life Team vollständige Transparenz sowohl des aktuellen Betriebs als auch der potenziellen MärkteSie können nach weißen Flecken auf der Landkarte suchen, Personalvermittler entsprechend ausrichten und ihre Mission mit strategischer Klarheit verfolgen.
🔄 Workflow-Automatisierung, die die Einstellung beschleunigt
Die Vertriebsingenieure von Mapsly halfen dem Team bei der Implementierung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe, darunter:
- Suche nach nahegelegenen Gemeinden – Aktualisiert HubSpot-Kontaktdatensätze mit Communities innerhalb eines festgelegten Radius um den Wohnort des Bewerbers.
- Schaltfläche „In Mapsly öffnen“ – Verknüpft jeden HubSpot-Datensatz direkt mit seinem visuellen Standort in Mapsly und ermöglicht so ein schnelles, nahtloses Umschalten zwischen Systemen.
- Entfernungsberechnungen – Berechnet und speichert automatisch die Entfernung zwischen jedem Bewerber und potenziellen Übereinstimmungen in der Community, um eine schnelle Filterung und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Diese Funktionen machen Rätselraten überflüssig und beschleunigen die Reaktion der Personalvermittler.
📈 Messbare Wirkung
Laut Sean hat die Implementierung von Mapsly dem Team viel Zeit gespart und die Betriebseffizienz gesteigert:
„Wir haben aufgehört, Zeit mit der Erstellung von Arbeit zu verbringen, und stattdessen angefangen, die Arbeit selbst zu erledigen. Durch den Verzicht auf Tabellenkalkulationen und alte Tools haben wir wahrscheinlich 20% der Zeit unserer Recruiter zurückgewonnen.“
Durch diese Zeitersparnis können Personalvermittler mehr Bewerber erreichen, Freiwillige schneller vermitteln und ihre über 700 aktiven Communities besser betreuen – und gleichzeitig ihrer Vision einer globalen Expansion näherkommen.
🤝 Support auf Partnerschaftsebene
Sean hob die Qualität des Kundensupports von Mapsly als wichtiges Unterscheidungsmerkmal hervor:
„Erik ist nicht nur Support – er ist quasi Teil unseres Teams. Ich erklärte ihm, was ich tun wollte, und er kam eine Stunde später mit einer funktionierenden Lösung zurück. Mein Team hält mich für das Genie, aber in Wirklichkeit ist er es.“
Ausblick
Apartment Life expandiert weiter – sowohl geografisch als auch technologisch. Mit dem Ziel, mehr Länder zu bedienen und tiefere Integrationen zu entwickeln, bleibt Mapsly ein zentraler Bestandteil der Wachstumsstrategie.
„Mapsly ist nicht nur ein Tool – es ist ein Partner. Wenn wir wachsen, wächst es mit uns“, sagte Sean.
Ergebnisse
- ~20% Teamzeitersparnis durch Wegfall der manuellen Datenvorbereitung
- Vollautomatische Matching-Workflows in HubSpot & Mapsly
- Echtzeit-Einblick in die Nähe der Bewerber und die Community-Abdeckung
- Beschleunigte Einstellungsentscheidungen durch exakte Entfernungsberechnungen
- Über 700 aktive Communities und Tausende in der Prospektionspipeline
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