Risultati a colpo d'occhio
- ~20% di tempo di squadra risparmiato eliminando la preparazione manuale dei dati
- Flussi di lavoro di corrispondenza completamente automatizzati in HubSpot e Mapsly
- Visibilità in tempo reale della prossimità del richiedente e della copertura della comunità
- Decisioni di assunzione accelerate con calcoli esatti della distanza
- Oltre 700 comunità attive e migliaia di potenziali clienti in fase di ricerca
Informazioni sulla vita in appartamento
Apartment Life è un'organizzazione no-profit che opera all'intersezione tra la costruzione di comunità e la gestione di immobili multifamiliari. Operando negli Stati Uniti e in Canada, il suo modello unico prevede l'inserimento di volontari (i cosiddetti coordinatori) in comunità di appartamenti per organizzare eventi per i residenti, coltivare relazioni e migliorare la fidelizzazione degli inquilini.
"Aiutiamo le persone ad amare il luogo in cui vivono e aiutiamo i proprietari a fidelizzare i residenti più a lungo", ha affermato Sean Bailey, vicepresidente nazionale per l'esperienza del cliente.
La sfida: processi manuali e Mancanza di visibilità
Molti dei coordinatori vivono nelle proprietà che gestiscono. Quando un coordinatore si trasferisce o una proprietà cambia proprietario, il team deve rapidamente sostituirlo con qualcuno nelle vicinanze, solitamente reclutato tra i nostri attuali coordinatori, chiese locali o organizzazioni no-profit.
Considerando quanto la geografia sia centrale in questo processo, le mappe hanno sempre avuto un ruolo—ma solo in modo frammentato e manuale. In precedenza, ogni reclutatore creava le proprie sovrapposizioni di Google Maps, tracciando separatamente i candidati e le community aperte. Queste mappe fai da te erano scollegate dai dati effettivi dell'organizzazione e impossibili da scalare o standardizzare.
Inoltre, con il loro obiettivo a lungo termine di servire "qualsiasi comunità, ovunque nel mondo", sono costantemente alla ricerca di nuovi partner. Questa strategia orientata alla crescita richiede sistemi intelligenti e scalabili.
Prima di Mapsly, le operazioni di Apartment Life erano in gran parte gestite da fogli di calcolo e mappe di Google Maps isolate, create dai singoli reclutatori. I team gestivano manualmente i set di dati e si affidavano a mappe stampate o appunti personali, con scarsa visibilità centralizzata.
"Non avevamo idea di come i nostri dati fossero collegati geograficamente. Ognuno aveva la sua versione della mappa", ha ricordato Sean.
I reclutatori non sono riusciti a rispondere rapidamente a domande fondamentali, come "Chi si è candidato l'anno scorso in prossimità di questa nuova apertura?" o "Dove siamo già presenti?". Questa inefficienza ha danneggiato la velocità delle assunzioni e complicato la crescita.
Anche dopo aver implementato HubSpot CRM, avevano ancora bisogno di uno strumento geospaziale in grado di dare vita ai loro dati.
Entra in Mapsly: mappatura in tempo reale, flussi di lavoro e reclutamento intelligente
Mapsly ha portato chiarezza nell'espansione di Apartment Life. Il team ora lo usa quotidianamente per abbinare i candidati volontari alle comunità vicine, monitorare la copertura e visualizzare la crescita, il tutto sincronizzato in tempo reale con HubSpot.
Ecco come Mapsly ha modificato il suo flusso di lavoro:
🔍 Abbinamento dei candidati in base ai dati geografici
Con Mapsly integrato nel CRM HubSpot, ogni nuovo candidato viene mappato all'istante. I recruiter utilizzano l'interfaccia visiva di Mapsly per ingrandire una regione, visualizzare tutte le proprietà nel raggio d'azione e identificare le posizioni ideali per ciascun candidato.
"Posso tirarlo fuori e dire: questa persona è potenzialmente adatta a queste tre proprietà, e prendere una decisione immediata", ha affermato Sean.
Calcolano persino le distanze esatte tra ciascun coordinatore e le comunità disponibili, per stabilire le priorità di sensibilizzazione.
🌎 Una mappa che fornisce chiarezza strategica
Prima di Mapsly, la dirigenza di Apartment Life non riusciva a rispondere facilmente a una delle domande più importanti: "Dove siamo?". Con una copertura in decine di stati, mancava una visione centralizzata della propria presenza. I dati dei programmi erano archiviati in fogli di calcolo, rendendo difficile identificare opportunità di espansione o persino verificare dove operassero già.
Con Mapsly utilizzano mappe di calore e viste territoriali per visualizzare la copertura della comunità a livello nazionale.
Quando ho mostrato la nostra prima mappa termica, tutti pensavano fosse solo un grafico. Quando ho ingrandito e mostrato dati in tempo reale – persone reali collegate alle proprietà – sono rimasti tutti sbalorditi.
Ora, il team di Apartment Life ha piena visibilità sia delle operazioni attuali che dei mercati potenzialiPossono cercare spazi vuoti sulla mappa, allineare di conseguenza i reclutatori e perseguire la loro missione con chiarezza strategica.
🔄 Automazione del flusso di lavoro che accelera le assunzioni
Gli ingegneri commerciali di Mapsly hanno aiutato il team a implementare flussi di lavoro personalizzati, tra cui:
- Ricerca comunità vicine – Aggiorna i record dei contatti HubSpot con le comunità entro un raggio stabilito dalla residenza del richiedente.
- Pulsante Apri in Mapsly – Collega ogni record HubSpot direttamente alla sua posizione visiva in Mapsly, consentendo un passaggio rapido e fluido tra i sistemi.
- Calcoli della distanza – Calcola e memorizza automaticamente la distanza tra ciascun candidato e i potenziali corrispondenti nella comunità per un rapido filtraggio e processo decisionale.
Queste funzionalità eliminano le congetture e accelerano la risposta dei reclutatori.
📈 Impatto misurabile
Secondo Sean, l'implementazione di Mapsly ha fatto risparmiare molto tempo al team e ha aumentato l'efficienza operativa:
Abbiamo smesso di perdere tempo a creare lavoro e abbiamo iniziato a lavorare. Probabilmente abbiamo recuperato 20% del tempo dei nostri reclutatori eliminando fogli di calcolo e vecchi strumenti.
Questo risparmio di tempo consente ai reclutatori di raggiungere più candidati, collocare i volontari più rapidamente e servire meglio le loro oltre 700 comunità attive, realizzando al contempo la loro visione di espansione globale.
🤝 Supporto a livello di partnership
Sean ha sottolineato la qualità dell'assistenza clienti di Mapsly come un elemento di differenziazione chiave:
Erik non è solo un supporto, è praticamente parte del nostro team. Gli dicevo cosa volevo fare e lui tornava un'ora dopo con una soluzione funzionante. Il mio team pensa che io sia il genio, ma in realtà è lui.
Guardando avanti
Apartment Life continua a espandersi, sia geograficamente che tecnologicamente. Con l'obiettivo di servire più paesi ed esplorare integrazioni più profonde, Mapsly rimarrà un elemento fondamentale della loro strategia di crescita.
"Mapsly non è solo uno strumento, è un partner. Man mano che cresciamo, cresce con noi", ha affermato Sean.
Risultati
- ~20% di tempo di squadra risparmiato eliminando la preparazione manuale dei dati
- Flussi di lavoro di corrispondenza completamente automatizzati in HubSpot e Mapsly
- Visibilità in tempo reale della prossimità del richiedente e della copertura della comunità
- Decisioni di assunzione accelerate con calcoli esatti della distanza
- Oltre 700 comunità attive e migliaia di potenziali clienti in fase di ricerca
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