Resultados de un vistazo
- Se ahorra ~20% del tiempo del equipo al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de igualación completamente automatizados en HubSpot & Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad de los candidatos y la cobertura comunitaria
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos exactos de distancia
- 700+ comunidades activas y miles en el pipeline de prospección
Acerca de Apartment Life
Apartment Life es una organización sin fines de lucro que opera en la intersección entre la construcción de comunidad y la gestión de propiedades multifamiliares. Trabajando en los Estados Unidos y Canadá, su modelo único coloca a voluntarios (también denominados coordinadores) en comunidades de apartamentos para organizar eventos para los residentes, cultivar relaciones y mejorar la retención de inquilinos.
“Ayudamos a las personas a amar el lugar donde viven — y ayudamos a los propietarios a mantener a los residentes por más tiempo”, dijo Sean Bailey, National VP of Customer Experience.
El Desafío: Procesos Manuales & Falta de visibilidad
Muchos de los coordinadores viven en las propiedades que atienden. Cuando un coordinador se muda o una propiedad cambia de propietario, el equipo debe reubicar rápidamente el puesto con alguien cercano, generalmente reclutado de nuestras relaciones actuales con los coordinadores, iglesias locales u organizaciones sin fines de lucro.
Dado lo central que es la geografía en este proceso, Los mapas siempre han jugado un papel.— pero solo de manera fragmentada y manual. Anteriormente, cada reclutador creaba sus propias superposiciones en Google Maps, trazando por separado a los solicitantes y las comunidades abiertas. Estos mapas de bricolaje estaban desconectados de los datos reales de la organización e imposibles de escalar o estandarizar.
Además, con su objetivo a largo plazo de atender a “cualquier comunidad, en cualquier parte del mundo”, siempre están en busca de nuevos socios. Esta estrategia orientada al crecimiento requiere sistemas inteligentes y escalables.
Antes de Mapsly, las operaciones de Apartment Life se basaban principalmente en hojas de cálculo y en Google Maps aislados creados por reclutadores individuales. Los equipos mantenían manualmente los conjuntos de datos y dependían de mapas impresos o notas personales, con poca visibilidad centralizada.
“No entendíamos cómo se conectaban geográficamente nuestros datos. Cada uno tenía su propia versión del mapa,” recordó Sean.
Los reclutadores no podían responder rápidamente a preguntas fundamentales, como “¿Quién se postuló el año pasado cerca de esta nueva apertura?” o “¿Dónde ya tenemos presencia?” Esa ineficiencia afectó la velocidad de contratación y complicó el crecimiento.
Incluso después de haber implementado HubSpot CRM, aún necesitaban una herramienta geoespacial que pudiera dar vida a sus datos.
Ingresa a Mapsly: Mapeo en Tiempo Real, flujos de trabajo y reclutamiento inteligente
Mapsly aportó claridad a la expansión de Apartment Life. El equipo ahora lo utiliza a diario para emparejar a los solicitantes voluntarios con comunidades cercanas, seguir la cobertura y visualizar el crecimiento, todo sincronizado en tiempo real con HubSpot.
Así es como Mapsly cambió su flujo de trabajo:
🔍 Emparejamiento de Solicitantes Basado en Geodatos
Con Mapsly integrado en su HubSpot CRM, cualquier nuevo solicitante se mapea al instante. Los reclutadores utilizan la interfaz visual de Mapsly para hacer zoom en una región, ver todas las propiedades dentro del rango e identificar a los candidatos ideales para cada posición.
Puedo abrirlo y decir: Esta persona podría encajar potencialmente con estas tres propiedades — y tomar una decisión en el acto, dijo Sean.
Incluso calculan las distancias exactas entre cada coordinador y las comunidades disponibles para priorizar la divulgación.
🌎 Un mapa que ofrece claridad estratégica
Antes de Mapsly, el equipo directivo de Apartment Life no podía responder fácilmente a una de las preguntas más importantes: “¿Dónde estamos?” Con presencia en decenas de estados, carecían de una vista centralizada de su alcance. Los datos del programa se encontraban en hojas de cálculo, lo que dificultaba identificar oportunidades de expansión o incluso verificar en qué áreas ya operaban.
Con Mapsly, utilizan mapas de calor y vistas de territorios para visualizar la cobertura comunitaria a nivel nacional.
Cuando mostré nuestro primer mapa de calor, todos pensaron que era simplemente un gráfico. Cuando hice zoom y mostré datos en vivo—personas reales conectadas a propiedades—quedaron asombrados.
Ahora, el equipo de Apartment Life tiene, visibilidad completa tanto de las operaciones actuales como de los mercados potencialesPueden escanear el mapa en busca de áreas vacías, alinear a los reclutadores en consecuencia y llevar a cabo su misión con claridad estratégica.
🔄 Automatización del flujo de trabajo que acelera la contratación
Los Sales Engineers de Mapsly ayudaron al equipo a implementar flujos de trabajo personalizados, incluyendo:
- Búsqueda de comunidades cercanas – Actualiza los registros de contactos de HubSpot con las comunidades ubicadas en un radio determinado desde la casa del solicitante.
- Abrir en Mapsly – Vincula cada registro de HubSpot directamente a su ubicación visual en Mapsly, lo que permite cambiar de sistema de manera rápida y fluida.
- Cálculos de distancia Calcula y almacena automáticamente la distancia entre cada solicitante y las posibles coincidencias de la comunidad para un filtrado y una toma de decisiones rápidos.
Estas funciones eliminan las conjeturas y aceleran la respuesta del reclutador.
📈 Impacto medible
Según Sean, la implementación de Mapsly ha ahorrado un tiempo significativo al equipo y ha mejorado la eficiencia operativa:
Hemos dejado de dedicar tiempo a generar trabajo y hemos empezado a hacer el trabajo. Probablemente hemos recuperado el 20% del tiempo de nuestros reclutadores al eliminar hojas de cálculo y herramientas antiguas.
Este ahorro de tiempo permite a los reclutadores llegar a más candidatos, asignar voluntarios más rápidamente y atender mejor a sus más de 700 comunidades activas—mientras avanzan hacia su visión de expansión global.
🤝 Soporte a Nivel de Asociación
Sean destacó la calidad del soporte al cliente de Mapsly como un factor diferenciador clave:
Erik no es solo soporte, es prácticamente parte de nuestro equipo. Le decía lo que quería hacer y, una hora después, regresaba con una solución que funcionaba. Mi equipo piensa que soy el genio, pero en realidad, es él.
Mirando hacia adelante
Apartment Life sigue expandiéndose, tanto geográficamente como tecnológicamente. Con el objetivo de atender a más países y explorar integraciones más profundas, Mapsly seguirá siendo una pieza clave en su estrategia de crecimiento.
Mapsly no es solo una herramienta, es un socio. "A medida que crecemos, crece con nosotros," dijo Sean.
Resultados
- Se ahorra ~20% del tiempo del equipo al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de igualación completamente automatizados en HubSpot & Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad de los candidatos y la cobertura comunitaria
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos exactos de distancia
- 700+ comunidades activas y miles en el pipeline de prospección
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