Resultados de un vistazo
- ~20% de tiempo de equipo ahorrado al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de coincidencia totalmente automatizados en HubSpot y Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad del solicitante y la cobertura de la comunidad
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos de distancia exactos
- Más de 700 comunidades activas y miles en proceso de prospección
Acerca de la vida en apartamento
Apartment Life es una organización sin fines de lucro que opera en la intersección entre la construcción de comunidades y la administración de propiedades multifamiliares. Trabajando en Estados Unidos y Canadá, su modelo único coloca voluntarios (también conocidos como coordinadores) en comunidades de apartamentos para organizar eventos para residentes, cultivar relaciones y mejorar la retención de inquilinos.
“Ayudamos a que las personas amen el lugar donde viven y ayudamos a los propietarios a conservar sus residencias por más tiempo”, afirmó Sean Bailey, vicepresidente nacional de Experiencia del Cliente.
El desafío: procesos manuales & Falta de visibilidad
Muchos de los coordinadores viven en las propiedades a las que prestan servicios. Cuando un coordinador se muda o una propiedad cambia de propietario, el equipo debe cubrir rápidamente el puesto con alguien cercano, generalmente reclutado entre nuestros coordinadores actuales, iglesias locales u organizaciones sin fines de lucro.
Dado lo central que es la geografía para este proceso, Los mapas siempre han jugado un papel—pero solo de forma fragmentada y manual. Antes, cada reclutador creaba sus propias superposiciones de Google Maps, representando a los solicitantes y las comunidades abiertas por separado. Estos mapas, creados por ellos mismos, no tenían conexión con los datos reales de la organización y eran imposibles de escalar o estandarizar.
Además, con su objetivo a largo plazo de servir a "cualquier comunidad, en cualquier parte del mundo", buscan constantemente nuevos socios. Esta estrategia orientada al crecimiento exige sistemas inteligentes y escalables.
Antes de Mapsly, las operaciones de Apartment Life se basaban principalmente en hojas de cálculo y mapas de Google Maps aislados, creados por reclutadores individuales. Los equipos mantenían manualmente los conjuntos de datos y dependían de mapas impresos o notas personales, con poca visibilidad centralizada.
"No entendíamos cómo se conectaban geográficamente nuestros datos. Cada uno tenía su propia versión del mapa", recordó Sean.
Los reclutadores no pudieron responder rápidamente a preguntas fundamentales, como "¿Quién postuló el año pasado cerca de esta nueva vacante?" o "¿Dónde estamos presentes ya?". Esa ineficiencia afectó la velocidad de contratación y complicó el crecimiento.
Incluso una vez que implementaron HubSpot CRM, todavía necesitaban una herramienta geoespacial que pudiera dar vida a sus datos.
Descubre Mapsly: mapas en tiempo real, flujos de trabajo y reclutamiento inteligente
Mapsly aclaró la expansión de Apartment Life. El equipo ahora lo usa a diario para conectar a los solicitantes de voluntariado con comunidades cercanas, monitorizar la cobertura y visualizar el crecimiento, todo sincronizado en tiempo real con HubSpot.
Así es como Mapsly cambió su flujo de trabajo:
Con Mapsly integrado en su CRM de HubSpot, cualquier nuevo solicitante se mapea al instante. Los reclutadores usan la interfaz visual de Mapsly para ampliar una región, ver todas las propiedades dentro del rango e identificar las opciones ideales para cada solicitante.
"Puedo abrirlo y decir: Esta persona es potencialmente adecuada para estas tres propiedades, y tomar una decisión de inmediato", dijo Sean.
Incluso calculan distancias exactas entre cada coordinador y las comunidades disponibles para priorizar el alcance.
Antes de Mapsly, la dirección de Apartment Life no podía responder fácilmente a una de las preguntas más importantes: "¿Dónde estamos?". Con cobertura en docenas de estados, carecían de una visión centralizada de su presencia. Los datos del programa se almacenaban en hojas de cálculo, lo que dificultaba identificar oportunidades de expansión o incluso verificar dónde ya operaban.
Con Mapsly utilizan mapas de calor y vistas de territorio para visualizar la cobertura de la comunidad a nivel nacional.
Cuando mostré nuestro primer mapa de calor, todos pensaron que era solo un gráfico. Cuando amplíé la imagen y mostré datos en vivo (personas reales conectadas a propiedades), quedaron atónitos.
Ahora, el equipo de Apartment Life tiene visibilidad completa tanto de las operaciones actuales como de los mercados potencialesPueden buscar espacios vacíos en el mapa, alinear a los reclutadores en consecuencia y llevar adelante su misión con claridad estratégica.
Los ingenieros de ventas de Mapsly ayudaron al equipo a implementar flujos de trabajo personalizados, que incluyen:
- Búsqueda de comunidades cercanas – Actualiza los registros de contacto de HubSpot con las comunidades dentro de un radio establecido del hogar del solicitante.
- Botón Abrir en Mapsly – Vincula cada registro de HubSpot directamente a su ubicación visual en Mapsly, lo que permite alternar de forma rápida y fluida entre sistemas.
- Cálculos de distancia – Calcula y almacena automáticamente la distancia entre cada solicitante y las posibles coincidencias de la comunidad para un filtrado y una toma de decisiones rápidos.
Estas características eliminan las conjeturas y aceleran la respuesta del reclutador.
Impacto medible
Según Sean, la implementación de Mapsly le ha ahorrado al equipo un tiempo significativo y ha mejorado la eficiencia operativa:
Hemos dejado de dedicar tiempo a crear trabajo y hemos empezado a trabajar. Probablemente hemos recuperado el 20% del tiempo de nuestros reclutadores al eliminar hojas de cálculo y herramientas obsoletas.
Este ahorro de tiempo permite a los reclutadores llegar a más solicitantes, colocar voluntarios más rápido y servir mejor a sus más de 700 comunidades activas, mientras crecen hacia su visión de expansión global.
Sean destacó la calidad de la atención al cliente de Mapsly como un diferenciador clave:
Erik no es solo apoyo; es básicamente parte de nuestro equipo. Le decía lo que quería hacer y volvía una hora después con una solución práctica. Mi equipo cree que soy el genio, pero en realidad es él.
Mirando hacia el futuro
Apartment Life continúa expandiéndose, tanto geográfica como tecnológicamente. Con el objetivo de ofrecer servicios a más países y explorar integraciones más profundas, Mapsly seguirá siendo un elemento fundamental de su estrategia de crecimiento.
"Mapsly no es solo una herramienta, es un socio. A medida que crecemos, crece con nosotros", dijo Sean.
Resultados
- ~20% de tiempo de equipo ahorrado al eliminar la preparación manual de datos
- Flujos de trabajo de coincidencia totalmente automatizados en HubSpot y Mapsly
- Visibilidad en tiempo real de la proximidad del solicitante y la cobertura de la comunidad
- Decisiones de contratación aceleradas con cálculos de distancia exactos
- Más de 700 comunidades activas y miles en proceso de prospección
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