🚀 Ergebnisse auf einen Blick
✔️ 1–2 Stunden pro Tag und Vermarkter gespart durch intelligentere, schnellere Feldberichte
✔️ 1 Stunde/Tag Einsparung durch die Betriebsleitung durch automatisierte Überwachung
✔️ ca. 50%+ Reduzierung redundanter Sprechstunden
✔️ Besuchsverfolgung in Echtzeit mit Geofencing-Validierung
✔️ Vollständige Workflow-Automatisierung
Über das Herz-, Gefäß- und Beinzentrum
Das Heart, Vascular & Leg Center mit Sitz in Bakersfield, Kalifornien, ist eine multidisziplinäre Praxis mit Abteilungen für Gefäßmedizin, Podologie, Wundversorgung und Hyperbarmedizin. Das Außendienst-Marketingteam fungiert als Verbindungsperson zu den überweisenden Ärzten und besucht die Praxen der überweisenden Ärzte, um über Dienstleistungen zu informieren, Beziehungen zu stärken und neue Patienten zu gewinnen.
Damals: „Es war nur eine Kalkulationstabelle“
Wenn COO Melissa Gilkes-Smith Als sie im April 2023 ihre Stelle im Heart, Vascular & Leg Center antrat, wurde ihr schnell klar, dass sie im Dunkeln agierte. Das Field-Marketing-Team verfügte über kein echtes Tracking-System.
„Es war so, als würde man ins Büro gehen und in eine Tabelle schreiben, was man getan hat. Es gab keine Möglichkeit zu verfolgen, ob sie tatsächlich hingegangen sind.“
Die Lücken wurden deutlich, als Melissa einen echten Einblick erhielt. Sie stellte fest, dass manche Berichte von zu Hause aus ausgefüllt wurden – Besuche wurden gemeldet, ohne jemals das Sofa zu verlassen. Sie erkannte auch, dass bestimmte Büros Woche für Woche besucht wurden, wodurch wertvolle Zeit verschwendet und Gelegenheiten verpasst wurden, ihre Reichweite anderswo zu erweitern.
„Jetzt kann ich sehen, wie oft jemand eine bestimmte Website besucht. Ich habe das Muster erkannt und konnte es korrigieren. Diese Transparenz gab es vorher nicht.“
Melissa brauchte ein System – etwas Leichtes, Flexibles und Intelligentes, das dem realen Chaos im Außendienst gerecht wird. Sie überlegte, in Smartsheet ein CRM von Grund auf neu zu entwickeln, und fand dann Mapsly.
Endlich volle Transparenz
Mapsly wurde zum fehlenden Bindeglied und ermöglichte Echtzeit-Transparenz bei der Arbeit des Teams vor Ort.
Marketer checken jetzt bei jedem Besuch ein und aus mit GPS-basiertes Geofencing, wodurch Genauigkeit und Verantwortlichkeit ohne zusätzliche manuelle Schritte gewährleistet werden.
„Wir mussten wissen, dass sie tatsächlich vor Ort waren. Jetzt weiß ich, wo sie waren, wie lange sie geblieben sind und wie oft sie die einzelnen Standorte besuchen.“
Vollständig benutzerdefinierte Workflows – keine Notwendigkeit für starre CRMs
Anstatt ein weiteres starres CRM-System über ihren Workflow zu stülpen, nutzte Melissa Smartsheet als einfaches Backend und Mapsly als operative Zentrale. Die Kontaktdaten der Anbieter – einschließlich Handynummern und E-Mails – werden direkt vor Ort aktualisiert, mit Smartsheet synchronisiert und über die OneDrive-Integration sogar automatisch in die Outlook-Kontaktliste des CMO übertragen.
„Ich weiß nicht, was ich tun würde, wenn diesem Setup etwas zustoßen würde. Es ist so robust und vernetzt geworden – es steuert das ganze System.“
Kampagnenplanung und Prospektion visualisiert
Benutzerdefinierte Kampagnen lassen sich einfach organisieren und jeder Besuch wird auf der Karte mit farbcodierten Symbolen visuell verfolgt.
Mit Mapslys Lasso-Werkzeugkönnen Marketingfachleute alle nahegelegenen Büros in einem geografischen Gebiet auswählen – besonders nützlich bei Reisen in entlegenere Städte. Sie nutzen außerdem Mapslys Prospektionstool um neue Niederlassungen im Handumdrehen zu identifizieren und sie sofort und ohne Unterbrechung der Arbeit zur Datenbank hinzuzufügen.
„Jetzt scannen sie einfach das Gebiet, fügen neue Kliniken hinzu und bauen eine Ganztagesroute. Das geht automatisch und schnell.“
Vom Rätselraten zu datenbasierten Entscheidungen
Vor Mapsly war es fast unmöglich, die Leistung im Feld zu verstehen. Heute kann Melissa Berichte zur Besuchshäufigkeit, Kampagnenbeteiligung, CRM-Updates und vielem mehr – mit nur wenigen Klicks.
„Ich kann alles verfolgen. Besuchshäufigkeit, Aktualisierungen der Kontaktinformationen, Kampagnenreichweite. Ich erhalte automatische Benachrichtigungen, anstatt mich durch Tabellen wühlen zu müssen.“
Die Auswirkungen sind klar: Sie schätzt, dass eine Stunde am Tag selbst Dank automatisierter Überwachung spart jeder Vermarkter 1–2 Stunden pro Tag im Vergleich zum alten manuellen Prozess.
Und die immateriellen Vorteile – wie Vorausplanung, intelligentere Terminplanung und Echtzeit-Transparenz – haben die Arbeitsweise des Teams völlig verändert.
„Früher gab es keine Vorausplanung. Es hieß einfach: ‚Los geht‘s.‘ Heute gibt es Strategie. Und im Außendienst ist Planung alles.“
Warum Mapsly herausragte
Bei der Entscheidung, Mapsly weiterzuentwickeln, ging es nicht nur um Funktionen, sondern auch um Unterstützung.
Ich habe mit Anbietern zusammengearbeitet, die alle drei Monate ihre Customer Success Manager wechseln. Ich stelle sie ein, und sie gehen. Es ist frustrierend.
Mapsly war anders. Vom ersten Tag an war Erik von Mapsly eng eingebunden und half Melissas Team nicht nur bei der Implementierung des Systems, sondern auch bei der Anpassung über ihre ursprünglichen Vorstellungen hinaus.
„Erik hat mich bei jedem Schritt begleitet. Ich zeige ihm meine Ideen – manchmal auch verrückte – und er setzt sie nicht nur um, sondern verbessert sie auch.“
Passt zu Teams jeder Größe – ohne Komplexität
Obwohl das Marketingteam des Heart, Vascular & Leg Center heute bewusst klein gehalten ist – nur zwei Marketingfachleute und Melissa selbst –, liegt der Vorteil ihres Mapsly-Setups darin, dass es für ein 100-köpfiges Team genauso gut funktionieren würde.
Melissa brauchte kein sperriges System für große Unternehmen. Sie brauchte etwas leistungsstark genug, um Wachstum zu bewältigen, flexibel genug, um sich ihrem individuellen Arbeitsablauf anzupassen, Und Einfach genug, um ohne eine eigene IT-Abteilung verwaltet zu werdenMapsly bot ihr all das – ohne unnötige Komplexität.
Ganz gleich, ob Ihr Team wächst, schlank bleibt oder irgendwo dazwischen liegt: Mapsly passt sich Ihren Anforderungen an, nicht umgekehrt.
📊 Auswirkungen Zusammenfassung
Mapsly hat die Außendienstaktivitäten des Herz-, Gefäß- und Beinzentrums nicht nur digitalisiert – sondern neu definiert. Was einst ein blinder, manueller Prozess war, ist heute ein datengesteuertes Echtzeitsystem, das Zeit spart, die Verantwortlichkeit verbessert und intelligentere Entscheidungen ermöglicht.
- Täglich 1–2 Stunden Einsparung pro Vermarkter
- 1 Stunde/Tag durch Führung gespart
- Verifizierte Besuchs-Check-ins mit GPS
- Kampagnenverfolgung, Besuchshäufigkeitsberichte und CRM-Aktualisierung – alles vor Ort
- Skalierbar und vollständig anpassbar, ohne teuren CRM-Overhead
„Mapsly hat uns nicht nur ein Tool gegeben. Es hat uns Einblicke gegeben. Es hat uns Kontrolle gegeben. Und es hat uns Erik gegeben – der uns bei jedem Schritt ein echter Partner war.“
„Die Zusammenarbeit mit Melissa und ihrem Team ist ein perfektes Beispiel dafür, was wir bei Mapsly lieben: ambitionierte Ideen in praktische, skalierbare Lösungen umzusetzen. Egal wie komplex das Setup oder wie einzigartig die Anfrage ist, wir sind immer bereit, uns ins Zeug zu legen, Anpassungen vorzunehmen und den Erfolg unserer Kunden sicherzustellen.“ – Erik von Mapsly
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