Une petite équipe avec de grands projets
Avec plusieurs membres d'équipe couvrant une vaste zone de service, l'activité d'entretien des pelouses repose sur une coordination étroite et une efficacité opérationnelle optimale. Evan Harmon joue un rôle opérationnel clé chez Sommer Lawn, se concentrant sur le développement des systèmes back-end qui prennent en charge la planification, le routage et la gestion des données.
C'est à ce moment-là que Mapsly est devenu un élément crucial de leur stratégie de croissance. Du routage intelligent à la gestion territoriale en passant par le suivi des arrivées, la plateforme est désormais au cœur de la stratégie de Sommer Lawn pour offrir un service d'excellence constant et fiable à ses clients.
Avant Mapsly : PDF et Patchwork
Avant de mettre en œuvre Mapsly, Evan et son équipe ont expérimenté une poignée d’outils de service sur le terrain :
- Carnet de jardin:Un CRM d’entretien de pelouse qui faisait « un peu de tout » — mais pas assez bien pour soutenir une opération en pleine croissance.
- Route IQ:Un outil complémentaire à Zoho CRM, qui a finalement été abandonné en raison de son application mobile peu fiable.
- Exportations PDF:Pendant un certain temps, l'équipe de terrain a navigué au cours de sa journée à l'aide de fichiers PDF exportés manuellement avec des liens cartographiques intégrés.
« Il n'y avait aucun moyen simple de planifier un itinéraire de 20 arrêts qui ne prenait pas une heure », explique Evan, directeur de Sommer Lawn.
Le routage réinventé
Les missions évoluent constamment : de nouveaux clients arrivent, d'autres annulent, et la météo peut modifier les plans du jour au lendemain. C'est pourquoi l'équipe privilégie la flexibilité, en concevant et en ajustant les itinéraires chaque matin pour tenir compte des conditions météorologiques en temps réel.
Pour une meilleure prévisibilité des horaires, Evan a divisé sa zone de service en quatre zones. Chaque jour est associé à un quadrant : le lundi au nord-ouest, le mardi au nord-est, etc.
Le processus est simplifié :
- Les tâches sont ajoutées au CRM et synchronisées avec Mapsly.
- Evan filtre par quadrant territorial (nord-ouest, nord-est, etc.).
- Les itinéraires sont générés et envoyés à l'équipage : fini les bousculades de dernière minute ou les processus papier.
« Nous essayons de planifier nos itinéraires le matin même. Mapsly nous permet de créer des itinéraires et de nous adapter rapidement », explique-t-il.
L'équipage n'a plus besoin de se fier à sa mémoire ou à des impressions complexes. Il dispose désormais d'un itinéraire optimisé, d'une navigation claire et des détails de la mission directement sur son téléphone.
Exécution fiable sur le terrain avec enregistrements et suivi GPS
L’une des fonctionnalités les plus précieuses de Mapsly pour Evan est son système d’enregistrement et de suivi.
À son arrivée sur place, un membre de l'équipe s'enregistre via l'application Mapsly. À son départ, il effectue un check-out, capturant ainsi des données précises sur son temps passé sur place.
Chaque équipe suit une liste de contrôle standardisée lors de ses visites, garantissant ainsi la cohérence et la qualité du service dans tous les établissements. En cas de problème (par exemple, portails verrouillés ou demandes clients), l'équipe le consigne dans un champ de notes et l'information apparaît immédiatement dans Zoho CRM.
Si Evan a besoin de savoir où se trouve son équipe pendant la journée, le suivi GPS de Mapsly lui simplifie la tâche. D'un simple coup d'œil, il peut voir les positions en temps réel et confirmer que tout se déroule comme prévu.
Cette configuration prend en charge la facturation basée sur le temps, un meilleur service client et des améliorations continues des processus.
« Lorsqu'un client nous demande des renseignements sur un chantier, nous voulons avoir la plus grande confiance possible quant à la qualité de nos prestations. Si je peux vérifier les heures exactes de notre présence sur place, grâce à la vérification GPS et aux notes de chantier, je peux transmettre cette confiance au client et bâtir une réputation de confiance et de fiabilité envers nos services », explique Evan.
Améliorer la qualité grâce aux photos et à la communication automatisée
S’appuyant sur cette base, Evan prévoit deux améliorations clés pour renforcer davantage la responsabilité et la communication avec les clients.
Le premier est ajout d'une capture photo avant/après sur chaque chantier. Bien qu'actuellement facultative, cette documentation visuelle constituera un niveau supplémentaire d'assurance qualité, utile pour les évaluations internes, la transparence client et même le marketing. Comme l'a souligné Evan, elle n'est pas indispensable à chaque visite, mais c'est un élément précieux qui renforce le professionnalisme et la confiance.
Le deuxième est automatisation des notifications SMS post-visiteLa plupart des clients de Sommer Lawn & Landscape privilégiant la communication par SMS, Evan voit une opportunité majeure dans la simplification de ce point de contact. Au lieu d'envoyer manuellement des mises à jour, l'équipe prévoit de déclencher des messages automatisés via son CRM dès la fin des travaux, ce qui permettra de gagner du temps et de confirmer instantanément aux clients que les travaux sont terminés.
Ensemble, ces ajouts amélioreront la visibilité du service, minimiseront l’incertitude et permettront à l’équipe de faire évoluer ses opérations avec une expérience client cohérente.
Construire une fondation basée sur les données
La vision à long terme d'Evan est de gérer l'entreprise en s'appuyant sur des analyses robustes. Bien qu'il soit encore tôt, Mapsly joue un rôle fondamental dans la capture et la centralisation des données clés.
« À terme, nous connecterons les données opérationnelles aux données commerciales et mettrons en place des boucles d'amélioration des processus », explique Evan. « Mais d'abord, nous devons collecter les données. Mapsly nous aide à le faire. »
Commentaires de l'équipe : ça marche, tout simplement
Pour l'équipe terrain, la fiabilité est primordiale : ils ne veulent pas perdre de temps à gérer des bugs ou à rechercher des informations sur les travaux. « Notre équipe doit se concentrer sur l'entretien des pelouses de nos clients, et non sur l'enregistrement de données ou la gestion d'une application défectueuse », explique Evan. « L'application doit donc simplement fonctionner et être simple. » Mapsly répond parfaitement à ces critères. Les itinéraires sont prêts, les informations sur les travaux sont accessibles et le flux de travail reste fluide. Ils peuvent ainsi se concentrer sur le travail, sans avoir à résoudre des problèmes techniques.
Pourquoi Mapsly se démarque
- Intégration CRM transparente : fonctionne avec les pipelines de transactions et les automatisations existants.
- Convivial pour les équipes de terrain : même les membres d'équipage non avertis en technologie le trouvent intuitif.
- Support réactif : résolution rapide des problèmes par rapport à d'autres outils.
« Le meilleur atout de Mapsly, c'est l'assistance. Vous intervenez rapidement pour résoudre les problèmes ; c'est vraiment remarquable. Ce n'est pas seulement un outil, c'est un véritable partenariat. »
Conclusion
Mapsly est devenu un outil opérationnel essentiel pour l'activité d'entretien des pelouses de Sommer Lawn & Landscape, remplaçant des systèmes disparates par une plateforme de géo-intelligence unifiée. En optimisant les itinéraires, en automatisant la vérification des interventions et en améliorant la communication avec les clients, l'entreprise pose les bases d'une croissance évolutive.
