Ein kleines Team mit großen Plänen
Mit mehreren Teammitgliedern, die ein weites Servicegebiet abdecken, profitiert das Rasenpflegeunternehmen von enger Koordination und betrieblicher Effizienz. Evan Harmon spielt bei Sommer Lawn eine wichtige operative Rolle und konzentriert sich auf den Aufbau der Backend-Systeme für Planung, Routenplanung und Datenmanagement.
Zu diesem Zeitpunkt wurde Mapsly zu einem entscheidenden Bestandteil ihrer Wachstumsstrategie. Von intelligenter Routenplanung über Gebietsmanagement bis hin zur Check-in-Verfolgung ist die Plattform nun fester Bestandteil der kontinuierlich hervorragenden Serviceleistung von Sommer Lawn, auf die seine Kunden vertrauen.
Vor Mapsly: PDFs und Patchwork
Vor der Implementierung von Mapsly experimentierten Evan und das Team mit einer Handvoll Außendiensttools:
- Yardbook: Ein CRM für die Rasenpflege, das „ein bisschen von allem“ konnte – aber nicht gut genug, um einen wachsenden Betrieb zu unterstützen.
- Routen-IQ: Ein Zusatztool zu Zoho CRM, das aufgrund seiner unzuverlässigen mobilen App schließlich verworfen wurde.
- PDF-Exporte: Eine Zeit lang navigierte das Außendienstteam mithilfe manuell exportierter PDFs mit eingebetteten Kartenlinks durch den Tag.
„Es gab keine einfache Möglichkeit, eine Route mit 20 Haltestellen zu planen, die nicht eine Stunde dauerte“, so Evan, Manager bei Sommer Lawn.
Routing, neu konzipiert
Aufträge ändern sich ständig – neue Kunden kommen hinzu, andere sagen ab, und das Wetter kann Pläne über Nacht durcheinanderbringen. Deshalb legt das Team Wert auf Flexibilität und erstellt und passt jeden Morgen Routen an die aktuellen Bedingungen an.
Um die Planung planbarer zu gestalten, hat Evan das Einzugsgebiet in vier Zonen unterteilt. Jeder Tag ist einem Quadranten zugeordnet: Montag im Nordwesten, Dienstag im Nordosten usw.
Der Prozess ist optimiert:
- Jobs werden zum CRM hinzugefügt und mit Mapsly synchronisiert.
- Evan filtert nach Gebietsquadranten (Nordwesten, Nordosten usw.).
- Routen werden erstellt und an die Crew gesendet – kein Herumprobieren in letzter Minute oder papierbasierte Prozesse mehr.
„Wir versuchen, die Route am Morgen zu planen. Mit Mapsly können wir Routen erstellen und schnell anpassen“, sagt er.
Die Crew muss sich nicht mehr auf ihr Gedächtnis oder unordentliche Ausdrucke verlassen. Stattdessen erhält sie eine optimierte Route mit übersichtlicher Navigation und Auftragsdetails direkt auf ihr Telefon.
Zuverlässige Feldausführung mit Check-Ins und GPS-Tracking
Eine der wertvollsten Mapsly-Funktionen für Evan ist das Check-in- und Tracking-System.
Wenn ein Crewmitglied vor Ort ankommt, checkt es über die Mapsly-App ein. Beim Verlassen checkt es wieder aus – so werden präzise Daten zur Aufenthaltsdauer vor Ort erfasst.
Jedes Team arbeitet bei seinem Besuch anhand einer standardisierten Checkliste, um die Konsistenz und Qualität des Services in allen Objekten sicherzustellen. Sollten Probleme auftreten (z. B. verschlossene Tore oder Kundenwünsche), werden diese in einem Notizfeld erfasst und sofort in Zoho CRM angezeigt.
Wenn Evan tagsüber überprüfen muss, wo sich seine Crew befindet, ist die GPS-Ortung in Mapsly ein Kinderspiel. Mit nur einem Blick sieht er die Standorte in Echtzeit und kann sich vergewissern, dass alles planmäßig läuft.
Dieses Setup unterstützt zeitbasierte Abrechnung, besseren Kundenservice und kontinuierliche Prozessverbesserungen.
„Wenn ein Kunde einen Auftrag anfragt, möchten wir die größtmögliche Sicherheit haben, dass wir unsere Versprechen eingehalten haben. Wenn ich die genauen Zeiten unserer Anwesenheit auf dem Grundstück zusammen mit GPS-Daten und Auftragsnotizen überprüfen kann, kann ich dieses Vertrauen an den Kunden weitergeben und ihm einen guten Ruf für Vertrauen und Zuverlässigkeit in Bezug auf unsere Dienstleistungen vermitteln“, erklärt Evan.
Qualität steigern mit Fotos und automatisierter Kommunikation
Aufbauend auf dieser Grundlage plant Evan zwei wichtige Verbesserungen, um die Verantwortlichkeit und die Kundenkommunikation weiter zu verbessern.
Das erste ist Hinzufügen einer Vorher-Nachher-Fotoaufnahme auf jeder Baustelle. Diese visuelle Dokumentation ist zwar derzeit optional, dient aber als zusätzliche Qualitätssicherung – nützlich für interne Überprüfungen, Kundentransparenz und sogar Marketing. Wie Evan anmerkte, ist sie zwar nicht bei jedem Besuch ein Muss, aber ein wertvolles Feature, das Professionalität und Vertrauen stärkt.
Das zweite ist Automatisierung von SMS-Benachrichtigungen nach dem BesuchDa die meisten Kunden von Sommer Lawn & Landscape die Kommunikation per Textnachricht bevorzugen, sieht Evan eine große Chance darin, diesen Kontaktpunkt zu optimieren. Anstatt manuell Updates zu versenden, plant das Team, nach Abschluss eines Auftrags automatisierte Nachrichten über das CRM auszulösen. Das spart Zeit und gibt den Kunden eine sofortige Bestätigung, dass die Arbeit erledigt ist.
Zusammen werden diese Ergänzungen die Servicetransparenz verbessern, Unsicherheiten minimieren und es dem Team ermöglichen, den Betrieb bei gleichbleibender Kundenerfahrung zu skalieren.
Aufbau einer datengesteuerten Grundlage
Evans langfristige Vision ist es, das Geschäft auf Basis robuster Analysen zu betreiben. Obwohl Mapsly noch in den Kinderschuhen steckt, spielt es eine grundlegende Rolle bei der Erfassung und Zentralisierung wichtiger Datenpunkte.
„Irgendwann werden wir Betriebsdaten mit Verkaufsdaten verknüpfen und Prozessverbesserungsschleifen durchführen“, erklärt Evan. „Aber zuerst müssen wir die Daten erfassen. Mapsly hilft uns dabei.“
Team-Feedback: Es funktioniert einfach
Für das Außendienstteam ist Zuverlässigkeit das Wichtigste – es möchte keine Zeit mit der Fehlersuche oder der Suche nach Auftragsdetails verschwenden. „Unser Team muss sich darauf konzentrieren, die Rasenflächen unserer Kunden in Topform zu bringen, nicht auf die Datenerfassung oder den Umgang mit einer fehlerhaften App“, erklärt Evan. „Die App muss also einfach funktionieren und darf nicht zu kompliziert sein.“ Mapsly erfüllt diese Anforderungen. Routen sind fertig, Auftragsinformationen zugänglich und der Workflow läuft reibungslos – so können sich die Mitarbeiter auf die Arbeit konzentrieren, statt sich mit technischen Problemen herumschlagen zu müssen.
Warum Mapsly heraussticht
- Nahtlose CRM-Integration: Funktioniert mit vorhandenen Deal-Pipelines und Automatisierungen.
- Benutzerfreundlich für Außendienstteams: Selbst technisch nicht versierte Crewmitglieder finden es intuitiv.
- Reaktionsschneller Support: Schnelle Problemlösung im Vergleich zu anderen Tools.
„Das Beste an Mapsly ist der Support. Ihr seid schnell zur Stelle, um Probleme zu beheben – das ist außergewöhnlich. Es ist nicht nur ein Tool – es ist eine Partnerschaft.“
Abschluss
Mapsly hat sich zu einem zentralen Betriebstool für das Rasenpflegegeschäft von Sommer Lawn & Landscape entwickelt und ersetzt unzusammenhängende Systeme durch eine einheitliche Geointelligenz-Plattform. Durch optimierte Routenplanung, automatisierte Auftragsüberprüfung und verbesserte Kundenkommunikation legt das Unternehmen den Grundstein für skalierbares Wachstum.
