Resultados em resumo
- ~20% de tempo de equipe economizado pela eliminação da preparação manual de dados
- Fluxos de trabalho de correspondência totalmente automatizados no HubSpot e Mapsly
- Visibilidade em tempo real da proximidade do candidato e cobertura da comunidade
- Decisões de contratação aceleradas com cálculos de distância exatos
- Mais de 700 comunidades ativas e milhares em processo de prospecção
Sobre a vida em apartamento
A Apartment Life é uma organização sem fins lucrativos que atua na intersecção entre construção de condomínios e gestão de imóveis multifamiliares. Atuando nos EUA e Canadá, seu modelo exclusivo coloca voluntários (também conhecidos como coordenadores) em condomínios para organizar eventos para moradores, cultivar relacionamentos e melhorar a retenção de inquilinos.
“Ajudamos as pessoas a amarem o lugar onde vivem e ajudamos os proprietários a manter os moradores por mais tempo”, disse Sean Bailey, vice-presidente nacional de experiência do cliente.
O Desafio: Processos Manuais & Falta de visibilidade
Muitos coordenadores moram nas propriedades que atendem. Quando um coordenador se muda ou uma propriedade muda de dono, a equipe precisa rapidamente substituir a função por alguém próximo — geralmente recrutado de nossos atuais parceiros de coordenação, igrejas locais ou organizações sem fins lucrativos.
Dada a importância central da geografia para este processo, os mapas sempre desempenharam um papel— mas apenas de forma fragmentada e manual. Anteriormente, cada recrutador criava suas próprias sobreposições no Google Maps, mapeando candidatos e comunidades abertas separadamente. Esses mapas "faça você mesmo" eram desconectados dos dados reais da organização e impossíveis de escalar ou padronizar.
Além disso, com o objetivo de longo prazo de atender "qualquer comunidade, em qualquer lugar do mundo", eles estão sempre em busca de novos parceiros. Essa estratégia voltada para o crescimento exige sistemas inteligentes e escaláveis.
Antes do Mapsly, as operações da Apartment Life eram em grande parte conduzidas por planilhas e mapas do Google Maps, criados individualmente por recrutadores. As equipes mantinham conjuntos de dados manualmente e dependiam de mapas impressos ou anotações pessoais, com pouca visibilidade centralizada.
"Não tínhamos noção de como nossos dados se conectavam geograficamente. Cada um tinha sua própria versão do mapa", lembrou Sean.
Os recrutadores não conseguiam responder rapidamente a perguntas fundamentais, como "Quem se candidatou no ano passado perto desta nova vaga?" ou "Onde já estamos presentes?". Essa ineficiência prejudicava a velocidade de contratação e complicava o crescimento.
Mesmo depois de implementarem o HubSpot CRM, eles ainda precisavam de uma ferramenta geoespacial que pudesse dar vida aos seus dados.
Conheça o Mapsly: Mapeamento em Tempo Real, Fluxos de Trabalho e Recrutamento Inteligente
O Mapsly trouxe clareza à expansão da Apartment Life. A equipe agora o utiliza diariamente para conectar candidatos a voluntários a comunidades próximas, monitorar a cobertura e visualizar o crescimento — tudo sincronizado em tempo real com o HubSpot.
Veja como a Mapsly mudou seu fluxo de trabalho:
🔍 Correspondência de candidatos com base em geodados
Com o Mapsly integrado ao CRM HubSpot, qualquer novo candidato é mapeado instantaneamente. Os recrutadores usam a interface visual do Mapsly para ampliar a área de uma região, ver todos os imóveis dentro do alcance e identificar as opções ideais para cada candidato.
“Posso abrir o site e dizer: essa pessoa tem potencial para se encaixar nessas três propriedades — e tomar uma decisão ali mesmo”, disse Sean.
Eles até calculam as distâncias exatas entre cada coordenador e as comunidades disponíveis para priorizar o alcance.
🌎 Um mapa que oferece clareza estratégica
Antes do Mapsly, a liderança da Apartment Life não conseguia responder facilmente a uma das perguntas mais importantes: "Onde estamos?". Com cobertura em dezenas de estados, faltava uma visão centralizada de sua presença. Os dados do programa estavam armazenados em planilhas, dificultando a identificação de oportunidades de expansão ou mesmo a verificação de onde já estavam operando.
Com o Mapsly, eles usam mapas de calor e visualizações de território para visualizar a cobertura da comunidade em todo o país.
"Quando mostrei nosso primeiro mapa de calor, todos pensaram que era apenas um gráfico. Quando ampliei e mostrei dados ao vivo — pessoas reais conectadas a propriedades —, todos ficaram impressionados."
Agora, a equipe do Apartment Life tem visibilidade total das operações atuais e dos mercados potenciais. Eles podem procurar pontos em branco no mapa, alinhar recrutadores adequadamente e perseguir sua missão com clareza estratégica.
🔄 Automação de fluxo de trabalho que acelera a contratação
Os engenheiros de vendas da Mapsly ajudaram a equipe a implementar fluxos de trabalho personalizados, incluindo:
- Pesquisa de comunidades próximas – Atualiza os registros de contato do HubSpot com comunidades dentro de um raio definido da casa do candidato.
- Botão Abrir no Mapsly – Vincula cada registro do HubSpot diretamente à sua localização visual no Mapsly, permitindo uma alternância rápida e contínua entre sistemas.
- Cálculos de distância – Calcula e armazena automaticamente a distância entre cada candidato e possíveis correspondências na comunidade para filtragem e tomada de decisão rápidas.
Esses recursos eliminam suposições e aceleram a resposta do recrutador.
📈 Impacto mensurável
De acordo com Sean, a implementação do Mapsly economizou um tempo significativo para a equipe e aumentou a eficiência operacional:
Paramos de perder tempo produzindo trabalho e começamos a fazer o trabalho. Provavelmente recuperamos 20% do tempo dos nossos recrutadores, eliminando planilhas e ferramentas antigas.
Essa economia de tempo permite que os recrutadores alcancem mais candidatos, coloquem voluntários mais rapidamente e atendam melhor suas mais de 700 comunidades ativas, ao mesmo tempo em que crescem em direção à sua visão de expansão global.
🤝 Suporte em nível de parceria
Sean destacou a qualidade do suporte ao cliente da Mapsly como um diferencial fundamental:
Erik não é apenas suporte — ele é basicamente parte da nossa equipe. Eu dizia a ele o que queria fazer e ele voltava uma hora depois com uma solução que funcionasse. Minha equipe acha que eu sou o gênio, mas, na verdade, é ele.
Olhando para o futuro
A Apartment Life continua a se expandir, tanto geográfica quanto tecnologicamente. Com o objetivo de atender mais países e explorar integrações mais profundas, a Mapsly continuará sendo uma peça central de sua estratégia de crescimento.
"O Mapsly não é apenas uma ferramenta — é um parceiro. À medida que crescemos, ele cresce conosco", disse Sean.
Resultados
- ~20% de tempo de equipe economizado pela eliminação da preparação manual de dados
- Fluxos de trabalho de correspondência totalmente automatizados no HubSpot e Mapsly
- Visibilidade em tempo real da proximidade do candidato e cobertura da comunidade
- Decisões de contratação aceleradas com cálculos de distância exatos
- Mais de 700 comunidades ativas e milhares em processo de prospecção
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