Büyük Planları Olan Küçük Bir Ekip
Geniş bir hizmet alanını kapsayan birkaç ekip üyesiyle, çim bakımı işi sıkı koordinasyon ve operasyonel verimlilikle gelişir. Evan Harmon, Sommer Lawn'da planlama, yönlendirme ve veri yönetimini destekleyen arka uç sistemleri oluşturmaya odaklanarak önemli bir operasyonel rol oynar.
Mapsly, büyüme stratejilerinin önemli bir parçası haline geldiğinde bu oldu. Akıllı rotadan bölge yönetimine ve check-in takibine kadar, platform artık Sommer Lawn'un müşterilerinin güvendiği sürekli olarak harika bir hizmet sunma biçiminin dokusuna işlendi.
Mapsly'den Önce: PDF'ler ve Patchwork
Evan ve ekibi Mapsly'i uygulamadan önce bir dizi saha hizmeti aracını denedi:
- Bahçe defteri: "Her şeyden biraz" yapan ancak büyüyen bir operasyonu destekleyecek kadar iyi olmayan bir çim bakımı CRM'si.
- Rota IQ: Zoho CRM'ye eklenen bir eklenti aracıdır, ancak mobil uygulamasının güvenilir olmaması nedeniyle sonunda kullanımdan kaldırılmıştır.
- PDF dışa aktarma:Bir süre, saha ekibi günlerini harita bağlantıları içeren ve elle dışarı aktarılan PDF'leri kullanarak geçirdi.
Sommer Lawn Müdürü Evan, “Bir saat sürmeyen 20 duraklı bir rota planlamanın kolay bir yolu yoktu” dedi.
Yönlendirme, Yeniden Tasarlandı
İşler sürekli değişir; yeni müşteriler gelir, diğerleri iptal eder ve hava durumu planları bir gecede değiştirebilir. Bu nedenle ekip, her sabah gerçek zamanlı koşulları yansıtacak şekilde rotalar oluşturup ayarlayarak esnekliğe öncelik verir.
Planlamaya daha fazla öngörülebilirlik getirmek için Evan, hizmet alanlarını dört bölgeye ayırdı. Her gün bir kadrana haritalandı: Pazartesiler kuzeybatıda, Salılar kuzeydoğuda, vb.
Süreç basitleştirildi:
- İşler CRM'e eklenir ve Mapsly ile senkronize edilir.
- Evan, bölge kadranına göre (kuzeybatı, kuzeydoğu vb.) filtreleme yapar.
- Rotalar oluşturulup mürettebata gönderiliyor; son dakika telaşı veya kağıt bazlı süreçler yok.
"Sabahın rotasını belirlemeye çalışıyoruz. Mapsly rotalar oluşturmamızı ve hızlı bir şekilde adapte olmamızı sağlıyor" diyor.
Mürettebat artık belleğe veya dağınık çıktılara güvenmek zorunda değil. Bunun yerine, telefonlarında temiz navigasyon ve iş ayrıntılarıyla optimize edilmiş bir rota elde ediyorlar.
Check-In'ler ve GPS Takibi ile Güvenilir Saha Uygulaması
Mapsly'nin Evan için en değerli özelliklerinden biri check-in ve takip sistemidir.
Bir mürettebat üyesi sahaya vardığında, Mapsly uygulaması üzerinden giriş yapar. Ayrılırken çıkış yapar ve sahada geçirilen zamana ilişkin kesin verileri yakalar.
Her ekip ziyaretleri sırasında standart bir kontrol listesini takip ederek tesisler arasında tutarlılık ve hizmet kalitesini garanti eder. Herhangi bir uyarı varsa (örneğin, kilitli kapılar veya müşteri istekleri), ekip bunları bir notlar alanına kaydeder ve bu bilgi hemen Zoho CRM'de görünür.
Evan'ın gün içinde ekibinin nerede olduğunu kontrol etmesi gerekirse, Mapsly'deki GPS takibi bunu zahmetsiz hale getirir. Sadece bir bakışla gerçek zamanlı konumları görebilir ve her şeyin programa uygun şekilde çalıştığını doğrulayabilir.
Bu kurulum, zaman tabanlı faturalandırmayı, daha iyi müşteri hizmetlerini ve devam eden süreç iyileştirmelerini destekler.
"Bir müşteri bir iş hakkında bilgi aldığında, söylediğimiz şeyi yaptığımıza dair mümkün olan en yüksek güvene sahip olmak istiyoruz. GPS doğrulaması ve iş notlarıyla birlikte mülklerinde olduğumuz kesin zamanları doğrulayabilirsem, bu güveni müşteriye aktarabilir ve hizmetlerimizde güven ve güvenilirlik konusunda bir itibar oluşturabilirim," diyor Evan.
Fotoğraflar ve Otomatik İletişimle Kaliteyi Yükseltmek
Evan, bu temel üzerine inşa ederek hesap verebilirliği ve müşteri iletişimini daha da artırmak için iki önemli geliştirme planlıyor.
Birincisi öncesi ve sonrası fotoğraf çekimi ekleme her iş yerinde. Şu anda isteğe bağlı olsa da, bu görsel dokümantasyon ek bir kalite güvence katmanı olarak hizmet edecek; dahili incelemeler, müşteri şeffaflığı ve hatta pazarlama için yararlı olacak. Evan'ın da belirttiği gibi, her ziyaret için olmazsa olmaz bir özellik değil, ancak profesyonelliği ve güveni pekiştiren değerli bir özellik.
İkincisi ziyaret sonrası SMS bildirimlerinin otomatikleştirilmesiSommer Lawn & Landscape'in müşterilerinin çoğu metin yoluyla iletişimi tercih ettiğinden, Evan bu temas noktasını düzenlemede büyük bir fırsat görüyor. Ekip, güncellemeleri manuel olarak göndermek yerine, bir iş tamamlandığında CRM'leri aracılığıyla otomatik mesajları tetiklemeyi planlıyor; bu da zamandan tasarruf sağlıyor ve müşterilere işin yapıldığına dair anında onay sağlıyor.
Bu eklemeler bir araya geldiğinde hizmet görünürlüğünü artıracak, belirsizliği en aza indirecek ve ekibin tutarlı müşteri deneyimiyle operasyonları ölçeklendirmesine olanak tanıyacak.
Veri Odaklı Bir Temel Oluşturma
Evan'ın uzun vadeli vizyonu, işi sağlam analitiğe dayalı olarak yürütmektir. Henüz erken olsa da Mapsly, önemli veri noktalarını yakalama ve merkezileştirmede temel bir rol oynuyor.
"Sonunda operasyonel verileri satış verilerine bağlayacağız ve süreç iyileştirme döngüleri çalıştıracağız," diye açıklıyor Evan. "Ama önce verileri toplamamız gerekiyor. Mapsly bunu yapmamıza yardımcı oluyor."
Takım Geri Bildirimi: Sadece Çalışıyor
Saha ekibi için güvenilirlik her şeydir; hatalarla uğraşmak veya iş ayrıntılarını aramak için zaman harcamak istemezler. Evan, "Ekibimizin müşterilerimizin çimlerinin harika görünmesine odaklanması gerekiyor, veri kaydetmeye veya hatalı bir uygulama ile uğraşmaya değil," diye açıklıyor, "bu yüzden uygulamanın sadece çalışması ve çok karmaşık olmaması gerekiyor." Mapsly, bu tanıma uyuyor. Rotalar hazır, iş bilgileri erişilebilir ve iş akışı sorunsuz bir şekilde devam ediyor; böylece teknik sorunları gidermek yerine işe odaklanabiliyorlar.
Mapsly Neden Öne Çıkıyor?
- Kusursuz CRM Entegrasyonu: Mevcut anlaşma hatları ve otomasyonlarla çalışır.
- Saha Ekipleri için Kullanıcı Dostu: Teknoloji konusunda pek bilgisi olmayan ekip üyeleri bile bunu sezgisel buluyor.
- Duyarlı Destek: Diğer araçlara kıyasla hızlı sorun çözümü.
“Mapsly'nin en iyi yanı destek. İşleri düzeltmek için hemen devreye giriyorsunuz—bu göze çarpıyor. Bu sadece bir araç değil—bir ortaklık.”
Çözüm
Mapsly, Sommer Lawn & Landscape'in çim bakımı işletmesi için temel bir operasyonel araç haline geldi ve dağınık sistemleri birleşik bir coğrafi istihbarat platformuyla değiştirdi. Şirket, rotayı optimize ederek, iş doğrulamasını otomatikleştirerek ve müşteri iletişimini iyileştirerek ölçeklenebilir büyümenin temellerini atıyor.
