Une petite équipe avec de grands projets
Avec plusieurs membres de l'équipe couvrant une vaste zone de service, l'entreprise de soins des pelouses prospère grâce à une coordination étroite et une efficacité opérationnelle. Evan Harmon joue un rôle opérationnel clé chez Sommer Lawn, en se concentrant sur la mise en place des systèmes back-end qui soutiennent la planification, l'optimisation des itinéraires et la gestion des données.
C’est à ce moment que Mapsly est devenu un élément crucial de leur stratégie de croissance. De l’optimisation intelligente des itinéraires à la gestion des territoires et au suivi des check-ins, la plateforme est désormais intégrée au cœur de la manière dont Sommer Lawn offre un service exceptionnel, sur lequel ses clients comptent.
Avant Mapsly : PDFs et Patchwork
Avant de mettre en place Mapsly, Evan et l'équipe ont expérimenté une poignée d'outils de service sur le terrain:
- YardbookUn CRM pour l'entretien des pelouses qui faisait « un peu de tout » — mais pas suffisamment bien pour soutenir une opération en croissance.
- Route IQUn outil complémentaire pour Zoho CRM, qui a finalement été abandonné en raison de son application mobile peu fiable.
- Exportations PDFPendant un certain temps, l'équipe de terrain a géré sa journée en utilisant des PDF exportés manuellement avec des liens de carte intégrés.
« Il n'existait aucun moyen simple de planifier un itinéraire en 20 étapes qui ne prendrait pas une heure », a déclaré Evan, Manager chez Sommer Lawn.
Itinéraire, repensé
Les missions évoluent constamment – de nouveaux clients arrivent, certains annulent, et la météo peut modifier les plans du jour au lendemain. C'est pourquoi l'équipe accorde la priorité à la flexibilité en construisant et en ajustant les itinéraires chaque matin pour refléter les conditions en temps réel.
Afin d’apporter plus de prévisibilité à la planification, Evan a divisé sa zone de service en quatre secteurs. Chaque jour est associé à un quadrant : les lundis au nord-ouest, les mardis au nord-est, et ainsi de suite.
Le processus est rationalisé:
- Les tâches sont ajoutées au CRM et synchronisées avec Mapsly.
- Evan filtre par quadrant territorial (nord-ouest, nord-est, etc.).
- Les itinéraires sont générés et envoyés à l'équipage—fini les galères de dernière minute et les processus sur papier.
Nous essayons d'organiser l'itinéraire dès le matin. Mapsly nous permet de créer des itinéraires et de nous adapter rapidement, dit-il.
L'équipe n'a plus besoin de se fier à sa mémoire ou à des documents imprimés désordonnés. À la place, elle reçoit un itinéraire optimisé avec une navigation claire et les détails des missions directement sur son téléphone.
Exécution fiable sur le terrain avec Check-Ins & suivi GPS
L'une des fonctionnalités les plus précieuses de Mapsly pour Evan est son système d'enregistrement et de suivi.
Lorsqu'un membre de l'équipe arrive sur place, il se connecte via l'application Mapsly. En partant, il se déconnecte—capturant ainsi des données précises sur le temps passé sur site.
Chaque équipe suit une liste de contrôle standardisée lors de sa visite, garantissant ainsi la cohérence et la qualité du service sur les sites. Si des particularités (par exemple, des portails verrouillés ou des demandes de clients) surviennent, l'équipe les enregistre dans un champ de notes et ces informations apparaissent immédiatement dans Zoho CRM.
Si Evan doit vérifier où se trouve son équipe pendant la journée, le suivi GPS de Mapsly rend cette tâche sans effort. D'un simple coup d'œil, il peut voir les emplacements en temps réel et confirmer que tout se déroule comme prévu.
Cette configuration prend en charge la facturation basée sur le temps, un meilleur service client et des améliorations continues des processus.
Lorsqu’un client s’informe sur un travail, nous souhaitons être parfaitement sûrs d’avoir tenu nos engagements. Si je peux vérifier les horaires exacts de notre présence sur son site, ainsi que la vérification GPS et les notes de service, je peux transmettre cette confiance au client et bâtir une réputation de fiabilité et de sérieux dans nos services, partage Evan.
Amélioration de la qualité grâce aux photos et à la communication automatisée
En s'appuyant sur cette base, Evan prévoit deux améliorations clés pour renforcer davantage la responsabilisation et la communication avec les clients.
Le premier est, Ajout de la capture photo avant-après sur chaque site de travail. Bien que, pour l’instant, facultative, cette documentation visuelle servira de couche supplémentaire d’assurance qualité – utile pour les revues internes, la transparence vis-à-vis des clients, et même le marketing. Comme Evan l’a noté, ce n’est pas indispensable à chaque visite, mais c’est une fonctionnalité précieuse qui renforce le professionnalisme et la confiance.
Le deuxième est Automatisation des notifications SMS post-visiteComme la plupart des clients de Sommer Lawn & Landscape préfèrent communiquer par texto, Evan voit une grande opportunité pour simplifier ce point de contact. Plutôt que d’envoyer manuellement des mises à jour, l’équipe prévoit de déclencher des messages automatisés via leur CRM lorsqu’un travail est terminé, ce qui permet de gagner du temps tout en offrant aux clients une confirmation immédiate de l’achèvement des travaux.
Ensemble, ces ajouts amélioreront la visibilité du service, minimiseront l'incertitude et permettront à l'équipe de développer ses opérations tout en offrant une expérience client cohérente.
Construire une base axée sur les données
La vision à long terme d'Evan est de gérer l'entreprise sur la base d'analyses solides. Bien qu'il soit encore tôt, Mapsly joue un rôle fondamental dans la capture et la centralisation des points de données clés.
« Finalement, nous relierons les données opérationnelles aux données de vente et exécuterons des boucles d'amélioration des processus », explique Evan. « Mais d'abord, nous devons recueillir les données. Mapsly nous aide à le faire. »
Retour de l'équipe : Ça marche tout simplement
Pour l'équipe sur le terrain, la fiabilité est primordiale – ils ne veulent pas perdre de temps à gérer des bugs ou à rechercher des détails de mission. « Notre équipe doit se concentrer sur l'embellissement des pelouses de nos clients, et non sur la saisie de données ou la gestion d'une application boguée », explique Evan, « l'application doit tout simplement fonctionner et ne pas être trop compliquée. » Mapsly répond à ces exigences. Les itinéraires sont prêts, les informations sur les missions sont accessibles et le flux de travail reste fluide – afin qu'ils puissent se concentrer sur le travail lui-même, et non sur la résolution de problèmes techniques.
Pourquoi Mapsly se démarque
- Intégration CRM transparente : Fonctionne avec les pipelines de vente et les automatisations existants.
- Convivial pour les équipes sur le terrain : Même les membres de l'équipe moins férus de technologie le trouvent intuitif.
- Assistance réactive : Résolution rapide des problèmes par rapport aux autres outils.
La meilleure partie de Mapsly, c'est le support. Vous intervenez rapidement pour résoudre les problèmes — ce qui se distingue. Ce n'est pas seulement un outil, c'est un partenariat.
Conclusion
Mapsly est devenu un outil opérationnel essentiel pour l'activité de soin des pelouses de Sommer Lawn & Landscape, remplaçant des systèmes disparates par une plateforme unifiée de géo-intelligence. En optimisant la planification des itinéraires, en automatisant la vérification des interventions et en améliorant la communication avec les clients, l'entreprise pose les bases d'une croissance évolutive.