Ein kleines Team mit großen Plänen
Mit mehreren Teammitgliedern, die ein weites Einsatzgebiet abdecken, gedeiht das Rasenpflegeunternehmen dank enger Koordination und operativer Effizienz. Evan Harmon spielt bei Sommer Lawn eine Schlüsselrolle im operativen Bereich und konzentriert sich darauf, die Backend-Systeme zu entwickeln, die Terminplanung, Routenführung und Datenmanagement unterstützen.
Genau dann wurde Mapsly zu einem entscheidenden Bestandteil ihrer Wachstumsstrategie. Von intelligenter Routenplanung über Gebietsverwaltung bis hin zur Check-in-Verfolgung ist die Plattform mittlerweile fester Bestandteil dessen, wie Sommer Lawn konstant großartigen Service liefert, dem seine Kunden vertrauen.
Vor Mapsly: PDFs und Patchwork
Bevor Mapsly implementiert wurde, experimentierten Evan und das Team mit einer Handvoll Außendienst-Tools:
- YardbookEin CRM für die Rasenpflege, das „ein bisschen von allem“ geleistet hat – aber nicht gut genug, um einen wachsenden Betrieb zu unterstützen.
- Route IQEin Add-on-Tool für Zoho CRM, das schließlich aufgrund seiner unzuverlässigen mobilen App eingestellt wurde.
- PDF-ExporteEine Zeit lang navigierte das Außendienstteam durch seinen Tag mithilfe von manuell exportierten PDFs mit eingebetteten Kartenlinks.
„Es gab keinen einfachen Weg, eine Route mit 20 Stopps zu planen, die nicht eine Stunde dauerte“, sagte Evan, Manager bei Sommer Lawn.
Routing, neu gedacht
Aufträge ändern sich ständig – neue Kunden kommen rein, andere sagen ab, und das Wetter kann über Nacht die Pläne verändern. Deshalb legt das Team großen Wert auf Flexibilität und erstellt sowie passt die Routen jeden Morgen an die aktuellen Bedingungen an.
Um die Planung vorhersagbarer zu machen, hat Evan ihr Einsatzgebiet in vier Zonen unterteilt. Jeder Tag ist einem Quadranten zugeordnet: Montags im Nordwesten, dienstags im Nordosten und so weiter.
Der Prozess ist optimiert:
- Jobs werden dem CRM hinzugefügt und mit Mapsly synchronisiert.
- Evan filtert nach Gebietskwadranten (Nordwest, Nordost, etc.).
- Die Routen werden erstellt und an die Crew gesendet—Schluss mit Last-Minute-Hektik und papierbasierten Prozessen.
Wir versuchen, bereits am Morgen die Route zu planen. Mapsly ermöglicht es uns, Routen zu erstellen und uns schnell anzupassen, sagt er.
Die Crew muss sich nicht mehr auf ihr Gedächtnis oder unordentliche Ausdrucke verlassen. Stattdessen erhalten sie eine optimierte Route mit sauberer Navigation und Auftragsdetails direkt auf ihren Handys.
Zuverlässige Durchführung von Außeneinsätzen mit Check-Ins & GPS-Tracking
Eines der wertvollsten Mapsly-Features für Evan ist das Check-in- und Tracking-System.
Wenn ein Crew-Mitglied am Einsatzort ankommt, checkt es über die Mapsly-App ein. Beim Verlassen checkt es aus—wodurch präzise Zeitdaten vor Ort erfasst werden.
Jedes Team folgt während seines Besuchs einer standardisierten Checkliste, die Konsistenz und Qualität des Service an allen Standorten gewährleistet. Sollten besondere Umstände (z. B. verschlossene Tore oder Kundenwünsche) auftreten, vermerkt das Team diese im Notizenfeld, sodass diese Informationen sofort in Zoho CRM erscheinen.
Wenn Evan nachschauen muss, wo sich seine Crew tagsüber befindet, macht das GPS-Tracking in Mapsly alles mühelos. Mit nur einem Blick sieht er in Echtzeit, wo sich alle befinden, und kann bestätigen, dass alles planmäßig abläuft.
Dieses Setup unterstützt eine zeitbasierte Abrechnung, einen besseren Kundenservice und kontinuierliche Prozessverbesserungen.
Wenn ein Kunde sich nach einem Auftrag erkundigt, wollen wir das höchstmögliche Vertrauen haben, dass wir getan haben, was wir versprochen haben. Wenn ich die genauen Zeiten nachweisen kann, zu denen wir sich auf seinem Grundstück befanden, zusammen mit GPS-Validierung und Arbeitsnotizen, kann ich dieses Vertrauen an den Kunden weitergeben und uns einen Ruf für Vertrauen und Zuverlässigkeit in unseren Dienstleistungen aufbauen, teilt Evan mit.
Steigerung der Qualität durch Fotos und automatisierte Kommunikation
Auf dieser Grundlage plant Evan zwei wesentliche Verbesserungen, um die Verantwortlichkeit und die Kundenkommunikation weiter zu stärken.
Das Erste ist, Vorher- und Nachher-Fotoaufnahme hinzufügen an jedem Einsatzort. Obwohl derzeit optional, dient diese visuelle Dokumentation als zusätzliche Qualitätssicherung – nützlich für interne Überprüfungen, Kundentransparenz und sogar Marketing. Wie Evan feststellte, ist sie nicht bei jedem Besuch ein Muss, sondern ein wertvolles Feature, das Professionalität und Vertrauen stärkt.
Das Zweite ist Automatisierung von SMS-Benachrichtigungen nach dem BesuchDa die meisten Kunden von Sommer Lawn & Landscape die Kommunikation per Text bevorzugen, sieht Evan eine große Chance darin, diesen Kontaktpunkt zu optimieren. Anstatt Updates manuell zu versenden, plant das Team, automatisierte Nachrichten über ihr CRM auszulösen, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist – was Zeit spart und den Kunden sofort bestätigt, dass die Arbeit erledigt wurde.
Zusammen werden diese Ergänzungen die Sichtbarkeit des Service verbessern, Unsicherheiten minimieren und dem Team ermöglichen, die Abläufe mit einem konsistenten Kundenerlebnis zu skalieren.
Aufbau einer datengesteuerten Grundlage
Evan's langfristige Vision ist es, das Unternehmen auf der Grundlage robuster Analysen zu betreiben. Obwohl es noch früh ist, spielt Mapsly eine grundlegende Rolle bei der Erfassung und Zentralisierung wichtiger Datenpunkte.
„Schließlich werden wir operative Daten mit Verkaufsdaten verknüpfen und Prozessverbesserungsschleifen durchführen“, erklärt Evan. „Aber zuerst müssen wir die Daten sammeln. Mapsly hilft uns dabei.“
Team-Feedback: Es funktioniert einfach
Für das Außendienstteam ist Zuverlässigkeit alles – sie wollen keine Zeit mit der Behebung von Fehlern oder der Suche nach Jobdetails verschwenden. „Unser Team muss sich darauf konzentrieren, dass die Rasen unserer Kunden fantastisch aussehen, und nicht darauf, Daten zu erfassen oder sich mit einer fehlerhaften App auseinanderzusetzen“, erklärt Evan, „deshalb muss die App einfach funktionieren und darf nicht zu kompliziert sein.“ Mapsly erfüllt diese Anforderungen. Die Routen sind bereit, Jobinformationen sind zugänglich und der Arbeitsablauf bleibt reibungslos – sodass sie sich auf die Arbeit konzentrieren können, statt auf die Behebung technischer Probleme.
Warum Mapsly heraussticht
- Nahtlose CRM-Integration: Funktioniert mit bestehenden Vertriebspipelines und Automatisierungen.
- Benutzerfreundlich für Außenteams: Auch technisch weniger versierte Crew-Mitglieder finden es intuitiv.
- Reaktionsschneller Support: Schnelle Problemlösung im Vergleich zu anderen Tools.
Das Beste an Mapsly ist der Support. Ihr springt schnell ein, um Probleme zu beheben – das fällt auf. Es ist nicht nur ein Werkzeug – es ist eine Partnerschaft.
Fazit
Mapsly ist zu einem zentralen Betriebswerkzeug für den Rasenpflegedienst von Sommer Lawn & Landscape geworden, indem es uneinheitliche Systeme durch eine einheitliche Geo-Intelligence-Plattform ersetzt hat. Durch die Optimierung der Routenplanung, die Automatisierung der Job-Verifizierung und die Verbesserung der Kundenkommunikation legt das Unternehmen den Grundstein für skalierbares Wachstum.