🚀 Results at a Glance
✔️ Die Routenplanungszeit wurde von 5 Tagen auf nur 1 Tag reduziert
✔️ Bis zu 60% mehr Servicestopps pro Händler pro Tag
✔️ Von 6 Tools zu 1 einheitliche Schnittstelle
✔️ Weniger Fehler mit automatisierten Anweisungen & Echtzeit-Sichtbarkeit
About FELFEL
FELFEL ist ein Schweizer Unternehmen, das liefert frische, lokale und nachhaltige Mahlzeiten und Getränke durch ein Netzwerk von fast 1.000 smarten Kühlschränken und 200 Kaffeemaschinen. Diese sind in Büros, Schulen, Krankenhäusern und Hotels in der ganzen Schweiz installiert. Hinter den Kulissen sorgt ein Team von „Händlern“ für regelmäßige Reinigung, Wartung und Notfallzulieferungen – sodass alles reibungslos läuft.
Damals: Eine Tabelle, um alles zu beherrschen (und zu zerstören)
Vor Mapsly managte FELFELs Operations-Spezialistin Zoë de Wildt die wöchentliche Feldplanung mit Excel und einem Flickenteppich aus nicht verbundenen Tools. Jede Woche plante sie manuell Service-Routen für jeden Händler und jonglierte dabei mit Vorlieben, Regionen, Sicherheitsvorschriften und Urlaubstagen.
Es hat im Grunde die ganze Woche gedauert – das war überwiegend meine Aufgabe: nur zu planen. Jetzt kann ich mit Mapsly alles in nur einem Tag planen und den Rest meiner Zeit wirklich in die Verbesserung der Abläufe investieren.
Händler mussten täglich mit sechs verschiedenen Tools arbeiten – darunter Google Maps, interne Datenbanken und Slack-Threads. Jeder Halt erforderte eine manuelle Nachschlagerei, das Kopieren von Daten aus mehreren Quellen und das spontane Raten der besten Route. Dies bereitete pro Standort 5–10 Minuten vor, was bedeutete, dass fast eine Stunde ihres Arbeitstages mit dem Wechseln zwischen den Apps verbracht wurde.
Wie Mapsly den Unterschied machte
Von fünf Tagen auf einen: Routenplanung neu definiert
Nach dem Testen von Mapsly während eines nationalen Rollouts erkannte FELFEL schnell die Vorteile der automatisierten Tourenplanung.
Jetzt plant Zoë den gesamten Wochenbetrieb in, nur ein Tag—mit visueller Routenführung, integrierten Prüfungen und dynamischen Anpassungen.
Jetzt dauert es einen Tag. Außerdem führen wir pro Tag mehr Reinigungen durch – besonders in Städten, in denen die Standorte nah beieinander liegen.
In Orten wie Zürich, Basel und Genf können Händler jetzt bis zu acht Standorte pro Tag, im Vergleich zu den fünf vorherigen.
Echtzeit-Transparenz für Notfälle und Rollouts
Mit Mapsly’s Live-Kartenansicht sieht Zoë sofort, wo sich Händler befinden und wer verfügbar ist – sodass sie ohne Stress auf dringende Anfragen reagieren kann.
Ich weiß genau, wo sich alle befinden. Wenn wir in Bern einen Notfall-Lieferservice benötigen, sehe ich, dass jemand in der Nähe ist, und leite ihn um.
Diese Flexibilität bedeutet mehr Spezialaufgaben, schnellere Rollouts und besseren Service – selbst mit einem schlanken Logistikteam.
Integriert mit HubSpot für nahtlose Aufgabensynchronisierung
Bei FELFEL stammen Support-Tickets und Kundenanfragen aus HubSpot – allerdings war die Verwaltung bisher ein manueller, zeitaufwändiger Prozess. Zoë musste jeden Händler in einer Excel-Tabelle suchen, feststellen, ob er in der richtigen Region war, und dann jedes Mal individuelle Anweisungen über Slack schreiben und verschicken.
Jetzt, da Mapsly vollständig integriert ist, wird der gesamte Workflow rationalisiert und automatisiert. Wird ein Support-Ticket in HubSpot als “scheduled” oder “follow up” markiert, erscheint es sofort in Mapsly – keine Slack-Nachrichten oder manuelles Kopieren und Einfügen mehr. Spezielle Aufgaben und Anweisungen sind bereits im System eingebettet und stehen dem Händler sofort zur Verfügung, sobald er seine Tour öffnet.
Wir müssen keine Anweisungen mehr schreiben. Sie sind bereits im System, wenn der Händler die Tour startet.
Selbst bei hochsicheren Standortbesuchen, die eine Vorabgenehmigung erfordern, übernimmt Mapsly dies im gleichen automatisierten Workflow – und sorgt dafür, dass der Zugang rechtzeitig nachverfolgt, bestätigt und sicher verwaltet wird.
Die Integration funktioniert in beide Richtungen: Daten über Services und Standorte werden kontinuierlich zwischen Mapsly und HubSpot synchronisiert. Dieser Live-, bidirektionale Datenaustausch stellt sicher, dass alle Informationen stets aktuell, zuverlässig und sofort zugänglich sind – so können Teams viel schneller handeln.
Einfacher auch für Händler
Einst mit mehreren Apps und Händlern ausgestattet, jetzt nur noch, Melden Sie sich bei Mapsly an und folgen Sie ihrer ReiserouteZoë verfolgt weiterhin ihre Urlaubstage in einer schlichten Tabelle, aber die gesamte Kernplanung erfolgt in Mapsly.
Sie planen nicht mehr selbst. Jetzt melden sie sich einfach bei Mapsly an, laden ihre Route für den Tag und beginnen mit ihren Besuchen – alles ist in wenigen Klicks für sie bereit.
Infolgedessen spart jeder Händler ungefähr fünf Stunden pro Woche—Zeit, die nun tatsächlich dem Service zugewiesen wird, nicht dem administrativen Aufwand.
Schneller Support, Einfache Einarbeitung
Die Einführung eines neuen Tools kann entmutigend sein, aber Mapslys Support machte den Übergang reibungslos.
Wenn ich eine Frage habe, erhalte ich innerhalb von fünf Minuten eine Antwort. Und Änderungen werden wirklich schnell umgesetzt.
Zunächst war Zoë sich bezüglich der Oberfläche für Back-Office-Benutzer unsicher – aber das änderte sich schnell:
Sobald Sie den Dreh raus haben, ist es eigentlich ganz einfach.
Vorausschau
Während FELFEL weiter wächst, erkundet das Team nun fortschrittliche Mapsly-Funktionen wie die automatisierte Besuchsplanung. Mit Konfigurationen, die wiederkehrende Besuche planen und automatisch optimierte Routen erstellen können, stellt sich Zoë vor, dass noch mehr Zeit gespart wird – und es weniger Gelegenheiten für menschliche Fehler gibt.
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