Một đội nhỏ với những kế hoạch lớn
Với nhiều thành viên trong nhóm phụ trách một khu vực dịch vụ rộng lớn, doanh nghiệp chăm sóc bãi cỏ phát triển mạnh nhờ sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả hoạt động. Evan Harmon đóng vai trò hoạt động chính tại Sommer Lawn, tập trung vào việc xây dựng các hệ thống phụ trợ hỗ trợ lập lịch, định tuyến và quản lý dữ liệu.
Đó là lúc Mapsly trở thành một phần quan trọng trong chiến lược tăng trưởng của họ. Từ định tuyến thông minh đến quản lý lãnh thổ và theo dõi check-in, nền tảng này hiện đã được đan xen vào cách Sommer Lawn cung cấp dịch vụ tuyệt vời liên tục mà khách hàng tin tưởng.
Trước Mapsly: PDF và Patchwork
Trước khi triển khai Mapsly, Evan và nhóm đã thử nghiệm một số công cụ dịch vụ thực địa:
- Sổ tay sân: Một CRM chăm sóc bãi cỏ có thể làm “một chút mọi việc”—nhưng không đủ tốt để hỗ trợ một hoạt động đang phát triển.
- Tuyến đường IQ: Một công cụ bổ sung cho Zoho CRM, sau đó đã bị loại bỏ vì ứng dụng di động của nó không đáng tin cậy.
- Xuất PDF:Trong một thời gian, đội ngũ thực địa điều hướng công việc hàng ngày của họ bằng cách sử dụng các tệp PDF được xuất thủ công có nhúng liên kết bản đồ.
“Không có cách dễ dàng nào để lập kế hoạch cho một lộ trình dừng 20 điểm mà không mất một giờ”, Evan, Giám đốc tại Sommer Lawn.
Lộ trình, được tái hiện
Công việc thay đổi liên tục—khách hàng mới đến, khách hàng khác hủy và thời tiết có thể thay đổi kế hoạch qua đêm. Đó là lý do tại sao nhóm ưu tiên tính linh hoạt, xây dựng và điều chỉnh lộ trình mỗi sáng để phản ánh các điều kiện thời gian thực.
Để mang lại khả năng dự đoán cao hơn cho việc lập lịch, Evan chia khu vực dịch vụ của họ thành bốn vùng. Mỗi ngày được ánh xạ thành một góc phần tư: Thứ Hai ở phía tây bắc, Thứ Ba ở phía đông bắc, v.v.
Quá trình này được sắp xếp hợp lý:
- Các công việc được thêm vào CRM và đồng bộ hóa với Mapsly.
- Evan lọc theo góc phần tư lãnh thổ (tây bắc, đông bắc, v.v.).
- Các lộ trình được tạo ra và gửi đến phi hành đoàn—không còn tình trạng phải xử lý thủ tục giấy tờ hay phải tranh giành vào phút chót nữa.
“Chúng tôi cố gắng định tuyến vào buổi sáng. Mapsly cho phép chúng tôi tạo tuyến đường và thích ứng nhanh chóng”, ông nói.
Phi hành đoàn không còn phải dựa vào trí nhớ hoặc bản in lộn xộn nữa. Thay vào đó, họ có được lộ trình được tối ưu hóa với điều hướng rõ ràng và thông tin chi tiết về công việc ngay trên điện thoại của họ.
Thực hiện tại hiện trường đáng tin cậy với chức năng Check-Ins & Theo dõi GPS
Một trong những tính năng có giá trị nhất của Mapsly đối với Evan là hệ thống theo dõi và kiểm tra.
Khi một thành viên phi hành đoàn đến nơi, họ sẽ đăng ký thông qua ứng dụng Mapsly. Khi rời đi, họ sẽ đăng ký—ghi lại dữ liệu thời gian chính xác tại nơi.
Mỗi nhóm tuân theo một danh sách kiểm tra chuẩn trong chuyến thăm của họ, đảm bảo tính nhất quán và chất lượng dịch vụ trên khắp các cơ sở. Nếu có bất kỳ cảnh báo nào (ví dụ: cổng bị khóa hoặc yêu cầu của khách hàng), nhóm sẽ ghi lại chúng trong trường ghi chú và thông tin đó sẽ xuất hiện ngay lập tức trong Zoho CRM.
Nếu Evan cần kiểm tra xem phi hành đoàn của mình đang ở đâu trong ngày, tính năng theo dõi GPS trong Mapsly giúp bạn làm điều đó dễ dàng. Chỉ cần liếc nhìn, anh ấy có thể thấy vị trí theo thời gian thực và xác nhận mọi thứ đang diễn ra đúng tiến độ.
Thiết lập này hỗ trợ tính phí theo thời gian, dịch vụ khách hàng tốt hơn và cải tiến quy trình liên tục.
“Khi khách hàng hỏi về một công việc, chúng tôi muốn có sự tự tin cao nhất có thể rằng chúng tôi đã làm những gì chúng tôi đã nói. Nếu tôi có thể xác minh thời gian chính xác chúng tôi đã ở tài sản của họ cùng với xác minh GPS và ghi chú công việc, tôi có thể truyền sự tự tin đó cho khách hàng và xây dựng danh tiếng về sự tin cậy và độ tin cậy trong các dịch vụ của chúng tôi, Evan chia sẻ.
Nâng cao chất lượng bằng hình ảnh và giao tiếp tự động
Dựa trên nền tảng này, Evan đang lên kế hoạch thực hiện hai cải tiến quan trọng để tăng cường hơn nữa trách nhiệm giải trình và giao tiếp với khách hàng.
Đầu tiên là thêm chức năng chụp ảnh trước và sau tại mỗi địa điểm làm việc. Mặc dù hiện tại là tùy chọn, tài liệu trực quan này sẽ đóng vai trò là lớp đảm bảo chất lượng bổ sung—hữu ích cho các đánh giá nội bộ, tính minh bạch của khách hàng và thậm chí là tiếp thị. Như Evan đã lưu ý, đây không phải là tính năng bắt buộc phải có cho mọi lần ghé thăm, nhưng đây là tính năng có giá trị giúp củng cố tính chuyên nghiệp và lòng tin.
Thứ hai là tự động hóa thông báo SMS sau khi đến thăm. Vì hầu hết khách hàng của Sommer Lawn & Landscape thích giao tiếp bằng văn bản, Evan thấy một cơ hội lớn trong việc hợp lý hóa điểm tiếp xúc này. Thay vì gửi cập nhật thủ công, nhóm có kế hoạch kích hoạt tin nhắn tự động thông qua CRM của họ khi công việc hoàn thành—tiết kiệm thời gian và cung cấp cho khách hàng xác nhận ngay lập tức rằng công việc đã hoàn thành.
Những bổ sung này sẽ giúp tăng cường khả năng hiển thị dịch vụ, giảm thiểu sự không chắc chắn và cho phép nhóm mở rộng hoạt động với trải nghiệm nhất quán cho khách hàng.
Xây dựng nền tảng dựa trên dữ liệu
Tầm nhìn dài hạn của Evan là vận hành doanh nghiệp dựa trên phân tích mạnh mẽ. Mặc dù vẫn còn sớm, Mapsly đang đóng vai trò nền tảng trong việc nắm bắt và tập trung các điểm dữ liệu quan trọng.
“Cuối cùng, chúng tôi sẽ kết nối dữ liệu hoạt động với dữ liệu bán hàng và chạy vòng lặp cải tiến quy trình”, Evan giải thích. “Nhưng trước tiên, chúng tôi cần thu thập dữ liệu. Mapsly giúp chúng tôi thực hiện điều đó”.
Phản hồi của nhóm: Nó chỉ hoạt động
Đối với nhóm thực địa, độ tin cậy là tất cả—họ không muốn lãng phí thời gian để xử lý lỗi hoặc săn lùng thông tin chi tiết về công việc. Evan giải thích: “Đội của chúng tôi cần tập trung vào việc làm cho bãi cỏ của khách hàng trông tuyệt đẹp, không phải ghi lại dữ liệu hoặc xử lý ứng dụng lỗi, vì vậy ứng dụng chỉ cần hoạt động và không quá phức tạp”. Mapsly đáp ứng được yêu cầu. Các tuyến đường đã sẵn sàng, thông tin công việc có thể truy cập được và quy trình làm việc luôn diễn ra suôn sẻ—vì vậy họ có thể tập trung vào việc thực hiện công việc, không phải khắc phục sự cố kỹ thuật.
Tại sao Mapsly nổi bật
- Tích hợp CRM liền mạch: Hoạt động với các kênh giao dịch và tự động hóa hiện có.
- Dễ sử dụng cho các đội thực địa: Ngay cả những thành viên phi hành đoàn không rành về công nghệ cũng thấy dễ sử dụng.
- Hỗ trợ nhanh chóng: Giải quyết vấn đề nhanh hơn so với các công cụ khác.
“Điểm tuyệt vời nhất của Mapsly là sự hỗ trợ. Các bạn nhanh chóng vào cuộc để sửa lỗi—điều đó thật nổi bật. Đây không chỉ là một công cụ—mà là một sự hợp tác.”
Phần kết luận
Mapsly đã trở thành công cụ hoạt động cốt lõi cho doanh nghiệp chăm sóc bãi cỏ của Sommer Lawn & Landscape, thay thế các hệ thống rời rạc bằng nền tảng trí tuệ địa lý thống nhất. Bằng cách tối ưu hóa tuyến đường, tự động xác minh công việc và cải thiện giao tiếp với khách hàng, công ty đang đặt nền tảng cho sự tăng trưởng có thể mở rộng.
