Một đội nhỏ với những kế hoạch lớn
Với nhiều thành viên trong nhóm bao phủ một khu vực phục vụ rộng lớn, doanh nghiệp chăm sóc sân cỏ phát triển nhờ sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả hoạt động. Evan Harmon đóng vai trò then chốt về vận hành tại Sommer Lawn, tập trung xây dựng các hệ thống backend hỗ trợ việc lập lịch, định tuyến và quản lý dữ liệu.
Đó là lúc Mapsly trở thành một phần then chốt trong chiến lược tăng trưởng của họ. Từ định tuyến thông minh đến quản lý vùng và theo dõi check-in, nền tảng này giờ đây đã được tích hợp chặt chẽ vào cách thức mà Sommer Lawn cung cấp dịch vụ tuyệt vời mà khách hàng luôn tin tưởng.
Trước Mapsly: PDFs và Patchwork
Trước khi triển khai Mapsly, Evan và đội ngũ đã thử nghiệm một số công cụ dịch vụ hiện trường:
- YardbookMột CRM chăm sóc sân cỏ thực hiện “một chút của mọi thứ” — nhưng không đủ tốt để hỗ trợ một hoạt động đang phát triển.
- Route IQMột công cụ bổ trợ cho Zoho CRM, cuối cùng đã bị loại bỏ do ứng dụng di động kém tin cậy của nó.
- Xuất PDFTrong một thời gian, đội ngũ thực địa đã điều hướng ngày làm việc của họ bằng cách sử dụng các file PDF được xuất thủ công có chứa liên kết bản đồ nhúng.
“Không có cách nào đơn giản để lên kế hoạch cho một lộ trình 20 điểm dừng mà không mất một giờ đồng hồ,” cho biết Evan, Quản lý tại Sommer Lawn.
Định tuyến, tái hiện
Công việc luôn biến động—khách hàng mới đến, những người khác hủy bỏ, và thời tiết có thể thay đổi kế hoạch qua đêm. Đó là lý do tại sao đội ngũ ưu tiên sự linh hoạt, xây dựng và điều chỉnh lộ trình mỗi sáng để phản ánh điều kiện thực tế.
Để mang lại sự dự đoán tốt hơn cho việc lên lịch, Evan đã chia khu vực dịch vụ của họ thành bốn vùng. Mỗi ngày được gán cho một phần tư: thứ Hai ở phía tây bắc, thứ Ba ở phía đông bắc, và cứ thế.
Quá trình được tinh gọn:
- Các công việc được thêm vào CRM và được đồng bộ với Mapsly.
- Evan lọc theo góc phần tư lãnh thổ (tây bắc, đông bắc, v.v.).
- Các tuyến đường được tạo ra và gửi đến đội ngũ—không còn tình trạng lộn xộn vào phút chót hay các quy trình giấy tờ.
Chúng tôi cố gắng lên định tuyến từ buổi sáng. Mapsly cho phép chúng tôi tạo các tuyến đường và thích nghi nhanh chóng, ông nói.
Đội ngũ không còn phải dựa vào trí nhớ hay các bản in lộn xộn. Thay vào đó, họ nhận được tuyến đường tối ưu kèm theo hướng dẫn rõ ràng và chi tiết công việc ngay trên điện thoại của họ.
Triển khai hiện trường đáng tin cậy với Check-Ins & theo dõi GPS
Một trong những tính năng quý giá nhất của Mapsly dành cho Evan là hệ thống check-in và theo dõi.
Khi một thành viên của đội đến nơi, họ đăng nhập qua ứng dụng Mapsly. Khi rời đi, họ đăng xuất—từ đó ghi lại dữ liệu thời gian làm việc chính xác tại chỗ.
Mỗi nhóm tuân theo bảng kiểm tra tiêu chuẩn trong suốt chuyến thăm, đảm bảo sự nhất quán và chất lượng dịch vụ trên các cơ sở. Nếu có bất kỳ lưu ý nào (ví dụ: cổng bị khóa hoặc yêu cầu của khách hàng), nhóm sẽ ghi chú vào trường ghi chú và thông tin đó sẽ xuất hiện ngay lập tức trên Zoho CRM.
Nếu Evan cần kiểm tra vị trí của đội ngũ của mình vào ban ngày, chức năng theo dõi GPS trên Mapsly sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng. Chỉ với một cái nhìn thoáng qua, anh ấy có thể xem vị trí theo thời gian thực và xác nhận rằng mọi thứ đều diễn ra như kế hoạch.
Cài đặt này hỗ trợ tính phí dựa trên thời gian, cải thiện dịch vụ khách hàng và cải tiến quy trình liên tục.
Khi khách hàng hỏi về một công việc, chúng tôi muốn có niềm tin cao nhất có thể rằng chúng tôi đã làm đúng những gì đã hứa. Nếu tôi có thể xác minh chính xác thời điểm chúng tôi có mặt tại tài sản của họ cùng với xác thực GPS và ghi chú công việc, tôi có thể truyền đạt niềm tin đó tới khách hàng và xây dựng danh tiếng về sự tin cậy và đáng tin cậy trong dịch vụ của chúng tôi, theo lời Evan chia sẻ.
Nâng cao chất lượng với ảnh và giao tiếp tự động
Dựa trên nền tảng này, Evan đang lên kế hoạch hai cải tiến chính nhằm tăng cường trách nhiệm và giao tiếp với khách hàng.
Đầu tiên là, thêm chức năng chụp ảnh trước và sau tại mỗi công trường. Mặc dù hiện tại là tùy chọn, tài liệu hình ảnh này sẽ phục vụ như một lớp đảm bảo chất lượng bổ sung—hữu ích cho các đánh giá nội bộ, tính minh bạch với khách hàng và thậm chí cho mục đích tiếp thị. Như Evan đã lưu ý, nó không phải là điều bắt buộc cho mọi chuyến thăm, nhưng nó là một tính năng quý giá giúp tăng cường tính chuyên nghiệp và sự tin cậy.
Thứ hai là Tự động hóa thông báo SMS sau chuyến thămVì hầu hết khách hàng của Sommer Lawn & Landscape thích giao tiếp qua tin nhắn văn bản, Evan nhận thấy cơ hội lớn trong việc đơn giản hóa điểm tiếp xúc này. Thay vì gửi cập nhật thủ công, nhóm dự định kích hoạt tin nhắn tự động thông qua CRM khi công việc hoàn thành—tiết kiệm thời gian và cung cấp xác nhận ngay cho khách hàng rằng công việc đã được hoàn thành.
Cùng nhau, những bổ sung này sẽ tăng cường khả năng hiển thị dịch vụ, giảm thiểu sự không chắc chắn, và cho phép đội ngũ mở rộng hoạt động với trải nghiệm khách hàng nhất quán.
Xây dựng nền tảng dựa trên dữ liệu
Tầm nhìn dài hạn của Evan là vận hành doanh nghiệp dựa trên phân tích mạnh mẽ. Dù còn ở giai đoạn đầu, Mapsly đang đóng vai trò nền tảng trong việc thu thập và tập trung các điểm dữ liệu quan trọng.
“Cuối cùng, chúng ta sẽ kết nối dữ liệu vận hành với dữ liệu bán hàng và thực hiện các chu trình cải thiện quy trình,” Evan giải thích. “Nhưng trước tiên, chúng ta cần thu thập dữ liệu. Mapsly giúp chúng ta làm điều đó.”
Phản hồi từ đội: Nó hoạt động trơn tru
Đối với đội ngũ làm việc hiện trường, độ tin cậy là tất cả—họ không muốn lãng phí thời gian xử lý lỗi hay tìm kiếm chi tiết công việc. “Đội của chúng tôi cần tập trung vào việc làm cho sân cỏ của khách hàng trông thật tuyệt vời, chứ không phải ghi lại dữ liệu hoặc xử lý một ứng dụng lỗi,” Evan giải thích, “vì vậy ứng dụng chỉ cần hoạt động tốt và không quá phức tạp.” Mapsly đáp ứng được yêu cầu đó. Các tuyến đường đã sẵn sàng, thông tin công việc có thể truy cập, và quy trình làm việc vẫn mượt mà—để họ có thể tập trung vào công việc, thay vì giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
Tại sao Mapsly nổi bật
- Tích hợp CRM liền mạch: Hoạt động với các quy trình giao dịch và tự động hóa hiện có.
- Thân thiện với người dùng cho các đội ngũ hiện trường: Ngay cả những thành viên không am công nghệ cũng cảm thấy dễ sử dụng.
- Hỗ trợ nhanh chóng: Giải quyết vấn đề nhanh chóng so với các công cụ khác.
Điểm mạnh nhất của Mapsly là sự hỗ trợ. Các bạn nhanh chóng can thiệp để khắc phục sự cố — điều này thật nổi bật. Nó không chỉ là một công cụ — mà còn là một sự hợp tác.
Kết luận
Mapsly đã trở thành một công cụ vận hành cốt lõi cho doanh nghiệp chăm sóc cỏ của Sommer Lawn & Landscape, thay thế các hệ thống rời rạc bằng một nền tảng geo-intelligence thống nhất. Bằng cách tối ưu hóa lộ trình, tự động hóa việc xác minh công việc và cải thiện giao tiếp với khách hàng, công ty đang đặt nền móng cho sự tăng trưởng có thể mở rộng.