Un piccolo team con grandi progetti
Con diversi membri del team che coprono un'ampia area di servizio, l'attività di cura del prato prospera grazie a uno stretto coordinamento e all'efficienza operativa. Evan Harmon svolge un ruolo operativo chiave presso Sommer Lawn, concentrandosi sulla creazione dei sistemi back-end che supportano la pianificazione, il routing e la gestione dei dati.
Fu allora che Mapsly divenne una parte fondamentale della loro strategia di crescita. Dal routing intelligente alla gestione del territorio e al monitoraggio del check-in, la piattaforma è ora parte integrante del modo in cui Sommer Lawn offre un servizio costantemente eccellente, di cui i suoi clienti si fidano.
Prima di Mapsly: PDF e Patchwork
Prima di implementare Mapsly, Evan e il team hanno sperimentato una serie di strumenti di assistenza sul campo:
- Yardbook: Un CRM per la cura del prato che faceva "un po' di tutto", ma non abbastanza bene da supportare un'attività in crescita.
- Percorso IQ: Uno strumento aggiuntivo per Zoho CRM, che alla fine è stato scartato a causa dell'inaffidabilità della sua app mobile.
- Esportazioni PDFPer un certo periodo, la squadra sul campo ha gestito la propria giornata utilizzando PDF esportati manualmente con link alle mappe incorporati.
"Non c'era un modo semplice per pianificare un itinerario di 20 fermate che non richiedesse un'ora", afferma Evan, direttore di Sommer Lawn.
Routing, ripensato
I lavori cambiano costantemente: arrivano nuovi clienti, altri disdicono e il maltempo può far cambiare i piani da un giorno all'altro. Ecco perché il team dà priorità alla flessibilità, creando e modificando i percorsi ogni mattina per riflettere le condizioni in tempo reale.
Per rendere la programmazione più prevedibile, Evan ha suddiviso la propria area di servizio in quattro zone. Ogni giorno è mappato in un quadrante: il lunedì a nord-ovest, il martedì a nord-est e così via.
Il processo è semplificato:
- I lavori vengono aggiunti al CRM e sincronizzati con Mapsly.
- Evan filtra in base al quadrante territoriale (nord-ovest, nord-est, ecc.).
- I percorsi vengono generati e inviati all'equipaggio: niente più correzioni dell'ultimo minuto o procedure cartacee.
"Cerchiamo di pianificare il percorso la mattina. Mapsly ci permette di creare percorsi e di adattarci rapidamente", afferma.
L'equipaggio non deve più affidarsi alla memoria o a stampe disordinate. Invece, riceve un percorso ottimizzato con una navigazione chiara e i dettagli del lavoro direttamente sui propri telefoni.
Esecuzione affidabile sul campo con check-in e tracciamento GPS
Una delle funzionalità di Mapsly più preziose per Evan è il suo sistema di check-in e tracciamento.
Quando un membro dell'equipaggio arriva sul posto, effettua il check-in tramite l'app Mapsly. Quando se ne va, effettua il check-out, registrando i dati precisi relativi al tempo trascorso sul posto.
Ogni team segue una checklist standardizzata durante la visita, garantendo la coerenza e la qualità del servizio in tutte le strutture. Eventuali problemi (ad esempio, cancelli chiusi o richieste dei clienti) vengono registrati in un campo note e le informazioni vengono immediatamente visualizzate in Zoho CRM.
Se Evan ha bisogno di controllare dove si trova il suo equipaggio durante il giorno, il tracciamento GPS di Mapsly lo rende semplicissimo. Con una sola occhiata, può vedere la posizione in tempo reale e confermare che tutto proceda come previsto.
Questa configurazione supporta la fatturazione basata sul tempo, un servizio clienti migliore e miglioramenti continui dei processi.
"Quando un cliente ci chiede informazioni su un lavoro, vogliamo avere la massima sicurezza possibile di aver fatto ciò che avevamo promesso. Se posso verificare gli orari esatti in cui siamo stati presso la sua proprietà, insieme alla verifica GPS e alle note di lavoro, posso trasmettere questa sicurezza al cliente e costruire una reputazione di fiducia e affidabilità nei nostri servizi", afferma Evan.
Migliorare la qualità con foto e comunicazione automatizzata
Partendo da questa base, Evan sta pianificando due miglioramenti chiave per aumentare ulteriormente la responsabilità e la comunicazione con i clienti.
Il primo è aggiunta di acquisizione di foto prima e dopo in ogni cantiere. Sebbene attualmente facoltativa, questa documentazione visiva fungerà da ulteriore livello di garanzia della qualità, utile per le revisioni interne, la trasparenza con i clienti e persino il marketing. Come ha osservato Evan, non è un requisito indispensabile per ogni visita, ma è una funzionalità preziosa che rafforza la professionalità e la fiducia.
Il secondo è automazione delle notifiche SMS post-visitaPoiché la maggior parte dei clienti di Sommer Lawn & Landscape preferisce comunicare tramite SMS, Evan vede una grande opportunità nello snellire questo punto di contatto. Invece di inviare manualmente gli aggiornamenti, il team prevede di attivare messaggi automatici tramite il CRM al completamento di un lavoro, risparmiando tempo e fornendo ai clienti una conferma immediata dell'avvenuto completamento.
Insieme, queste aggiunte miglioreranno la visibilità del servizio, ridurranno al minimo l'incertezza e consentiranno al team di ampliare le operazioni garantendo un'esperienza cliente coerente.
Costruire una base basata sui dati
La visione a lungo termine di Evan è quella di gestire l'azienda basandosi su analisi affidabili. Sebbene sia ancora presto, Mapsly sta svolgendo un ruolo fondamentale nell'acquisizione e nella centralizzazione dei dati chiave.
"Alla fine, collegheremo i dati operativi ai dati di vendita e implementeremo cicli di miglioramento dei processi", spiega Evan. "Ma prima, dobbiamo raccogliere i dati. Mapsly ci aiuta in questo."
Feedback del team: funziona e basta
Per il team sul campo, l'affidabilità è fondamentale: non vogliono perdere tempo a risolvere bug o a cercare i dettagli del lavoro. "Il nostro team deve concentrarsi sulla cura dei prati dei nostri clienti, non sulla registrazione dei dati o sulla gestione di un'app difettosa", spiega Evan, "quindi l'app deve solo funzionare e non essere troppo complicata". Mapsly è la soluzione ideale. I percorsi sono pronti, le informazioni sul lavoro sono accessibili e il flusso di lavoro rimane fluido, così possono concentrarsi sul lavoro, non sulla risoluzione dei problemi tecnici.
Perché Mapsly si distingue
- Integrazione CRM perfetta: funziona con le pipeline di vendita e le automazioni esistenti.
- Di facile utilizzo per i team sul campo: anche i membri dell'equipaggio meno esperti di tecnologia lo trovano intuitivo.
- Supporto reattivo: risoluzione rapida dei problemi rispetto ad altri strumenti.
"La parte migliore di Mapsly è il supporto. Voi ragazzi intervenite subito per risolvere i problemi, questo è un punto a favore. Non è solo uno strumento, è una partnership."
Conclusione
Mapsly è diventato uno strumento operativo fondamentale per l'attività di cura del verde di Sommer Lawn & Landscape, sostituendo sistemi disgiunti con una piattaforma di geo-intelligence unificata. Ottimizzando il routing, automatizzando la verifica dei lavori e migliorando la comunicazione con i clienti, l'azienda sta gettando le basi per una crescita scalabile.
