Un piccolo team con grandi progetti
Con diversi membri del team che coprono un'ampia area di servizio, l'attività di cura del prato prospera grazie a una stretta coordinazione e a un'efficienza operativa. Evan Harmon ricopre un ruolo operativo chiave in Sommer Lawn, concentrandosi sulla realizzazione dei sistemi backend che supportano la pianificazione, l'ottimizzazione dei percorsi e la gestione dei dati.
È in quel momento che Mapsly è diventato una parte fondamentale della loro strategia di crescita. Dalla gestione intelligente degli itinerari, alla suddivisione dei territori e al monitoraggio dei check-in, la piattaforma è ora integrata nel modo in cui Sommer Lawn garantisce costantemente un servizio eccellente, su cui i clienti possono fare affidamento.
Prima di Mapsly: PDFs e Patchwork
Prima di implementare Mapsly, Evan e il team hanno sperimentato una manciata di strumenti per il servizio sul campo:
- YardbookUn CRM per la cura del prato che faceva “un po’ di tutto” — ma non abbastanza bene da supportare un’operazione in crescita.
- Route IQUno strumento aggiuntivo per Zoho CRM, che è stato infine scartato a causa della sua app mobile inaffidabile.
- Esportazioni PDFPer un certo periodo, il team sul campo ha gestito la propria giornata utilizzando PDF esportati manualmente con link a mappe integrati.
“Non c'era un modo semplice per pianificare un percorso con 20 tappe che non richiedesse un'ora,” ha detto Evan, responsabile presso Sommer Lawn.
Routing, reimmaginato
I lavori cambiano continuamente—nuovi clienti arrivano, altri annullano e il tempo può modificare i piani da un giorno all'altro. Per questo il team dà la priorità alla flessibilità, pianificando e adattando i percorsi ogni mattina per rispecchiare le condizioni in tempo reale.
Per portare maggiore prevedibilità nella pianificazione, Evan ha diviso la propria area di servizio in quattro zone. Ogni giorno è assegnato a un quadrante: i lunedì nel nord-ovest, i martedì nel nord-est, e così via.
Il processo è semplificato:
- Le commesse vengono aggiunte al CRM e sincronizzate con Mapsly.
- Evan filtra per quadrante territoriale (nord-ovest, nord-est, ecc.).
- I percorsi vengono generati e inviati all'equipaggio—niente più fretta dell'ultimo minuto o processi cartacei.
Cerchiamo di pianificare il percorso sin dal mattino. Mapsly ci permette di creare percorsi e di adattarci rapidamente, dice.
Il team non deve più affidarsi alla memoria o a stampe disordinate. Invece, riceve un percorso ottimizzato con navigazione chiara e dettagli dei compiti direttamente sui loro telefoni.
Esecuzione sul campo affidabile con Check-Ins & tracciamento GPS
Una delle funzionalità più preziose di Mapsly per Evan è il suo sistema di check-in e tracciamento.
Quando un membro del team arriva sul posto, effettua il check-in tramite l'app Mapsly. Al momento della partenza, effettua il check-out, registrando dati precisi sul tempo trascorso in loco.
Ogni team segue una checklist standardizzata durante la visita, garantendo la coerenza e la qualità del servizio in tutte le proprietà. Se ci sono eccezioni (ad esempio, cancelli chiusi o richieste dei clienti), il team le registra in un campo note e tali informazioni appaiono immediatamente in Zoho CRM.
Se Evan ha bisogno di controllare dove si trova la sua squadra durante il giorno, il monitoraggio GPS in Mapsly rende tutto semplice. Con un solo sguardo, può vedere le posizioni in tempo reale e confermare che tutto sta procedendo come previsto.
Questa configurazione supporta la fatturazione basata sul tempo, un servizio clienti migliore e continui miglioramenti dei processi.
Quando un cliente chiede informazioni su un lavoro, vogliamo avere la massima certezza di aver fatto ciò che ci eravamo impegnati a fare. Se posso verificare gli orari esatti in cui siamo stati presso la loro proprietà insieme alla verifica GPS e alle note sul lavoro, posso trasmettere quella fiducia al cliente e costruire una reputazione di affidabilità e serietà nei nostri servizi, condivide Evan.
Elevare la qualità con foto e comunicazione automatizzata
Sulla base di questo fondamento, Evan sta pianificando due miglioramenti chiave per potenziare ulteriormente la responsabilità e la comunicazione con i clienti.
Il primo è, aggiunta della cattura foto prima e dopo in ogni sito di lavoro. Pur essendo attualmente facoltativa, questa documentazione visiva fungerà da ulteriore livello di garanzia della qualità—utile per le revisioni interne, la trasparenza con i clienti e persino il marketing. Come ha notato Evan, non è indispensabile in ogni visita, ma è una funzionalità preziosa che rafforza la professionalità e la fiducia.
Il secondo è Automazione delle notifiche SMS post-visitaPoiché la maggior parte dei clienti di Sommer Lawn & Landscape preferisce comunicare tramite messaggi di testo, Evan vede una grande opportunità nel semplificare questo punto di contatto. Invece di inviare aggiornamenti manualmente, il team prevede di attivare messaggi automatici tramite il loro CRM quando un lavoro è completato, risparmiando tempo e offrendo ai clienti una conferma immediata che il lavoro è stato completato.
Insieme, questi aggiustamenti miglioreranno la visibilità del servizio, minimizzeranno l'incertezza e permetteranno al team di espandere le operazioni mantenendo un'esperienza cliente coerente.
Costruire una base guidata dai dati
La visione a lungo termine di Evan è gestire l'azienda basandosi su analisi robuste. Anche se è ancora presto, Mapsly sta svolgendo un ruolo fondamentale nella raccolta e centralizzazione dei dati chiave.
« Alla fine, collegheremo i dati operativi a quelli delle vendite ed eseguiremo cicli di miglioramento dei processi », spiega Evan. « Ma prima, dobbiamo raccogliere i dati. Mapsly ci aiuta a farlo. »
Feedback del team: Funziona alla grande
Per il team sul campo, l'affidabilità è tutto: non vogliono perdere tempo a gestire errori o cercare dettagli sui lavori. “Il nostro team deve concentrarsi nel far apparire magnifici i prati dei nostri clienti, non nel registrare dati o nel gestire un'app piena di bug,” spiega Evan, “quindi l'app deve semplicemente funzionare senza essere troppo complicata.” Mapsly è all'altezza delle aspettative. I percorsi sono pronti, le informazioni sui lavori sono accessibili e il flusso di lavoro resta fluido—così possono concentrarsi sul lavoro, anziché risolvere problemi tecnici.
Perché Mapsly si distingue
- Integrazione CRM senza interruzioni: Funziona con le pipeline di vendita e le automazioni esistenti.
- Facile da usare per i team sul campo: Anche i membri dell'equipaggio meno esperti di tecnologia lo trovano intuitivo.
- Supporto Reattivo: Risoluzione rapida dei problemi rispetto ad altri strumenti.
La parte migliore di Mapsly è il supporto. Intervenite rapidamente per risolvere i problemi — questo fa la differenza. Non è solo uno strumento — è una partnership.
Conclusione
Mapsly è diventato uno strumento operativo fondamentale per l'attività di cura del prato di Sommer Lawn & Landscape, sostituendo sistemi frammentati con una piattaforma unificata di geo-intelligenza. Ottimizzando la pianificazione dei percorsi, automatizzando la verifica dei lavori e migliorando la comunicazione con i clienti, l'azienda sta ponendo le basi per una crescita scalabile.