Tim kecil dengan rencana besar
Dengan beberapa anggota tim yang mencakup area layanan yang luas, bisnis perawatan halaman berkembang berkat koordinasi yang erat dan efisiensi operasional. Evan Harmon memainkan peran operasional kunci di Sommer Lawn, dengan fokus membangun sistem backend yang mendukung penjadwalan, perutean, dan manajemen data.
Itulah saat Mapsly menjadi bagian penting dari strategi pertumbuhan mereka. Mulai dari penentuan rute yang cerdas, manajemen wilayah, hingga pelacakan check-in, platform ini kini telah terintegrasi dalam cara Sommer Lawn memberikan layanan yang luar biasa dan selalu dipercaya oleh pelanggannya.
Sebelum Mapsly: PDFs dan Patchwork
Sebelum menerapkan Mapsly, Evan dan timnya telah mencoba beberapa alat layanan lapangan:
- YardbookCRM perawatan halaman yang melakukan “sedikit dari segala sesuatu” — namun tidak cukup baik untuk mendukung operasi yang sedang berkembang.
- Route IQSebuah alat tambahan untuk Zoho CRM, yang akhirnya dibatalkan karena aplikasi selulernya yang tidak dapat diandalkan.
- Ekspor PDFUntuk beberapa waktu, kru lapangan menjalani hari mereka dengan menggunakan PDF yang diekspor secara manual dengan tautan peta yang tertanam.
“Tidak ada cara mudah untuk merencanakan rute 20 perhentian yang tidak memakan waktu satu jam,” kata Evan, Manager di Sommer Lawn.
Rute, Dirancang Ulang
Pekerjaan selalu berubah—klien baru datang, ada yang batal, dan cuaca bisa mengubah rencana dalam semalam. Itulah sebabnya tim mengutamakan fleksibilitas dengan menyusun serta menyesuaikan rute setiap pagi sesuai dengan kondisi terkini.
Untuk membawa lebih banyak prediktabilitas pada penjadwalan, Evan membagi area layanan mereka menjadi empat zona. Setiap hari dipetakan ke kuadran: Senin di barat laut, Selasa di timur laut, dan seterusnya.
Prosesnya disederhanakan:
- Pekerjaan ditambahkan ke CRM dan disinkronkan dengan Mapsly.
- Evan menyaring berdasarkan kuadran wilayah (barat laut, timur laut, dll.).
- Rute dihasilkan dan dikirim ke kru—tidak ada lagi kerepotan mendadak atau proses berbasis kertas.
Kami mencoba mengatur rute sejak pagi. Mapsly memungkinkan kami membuat rute dan beradaptasi dengan cepat, katanya.
Tim tidak perlu lagi mengandalkan ingatan atau hasil cetak yang berantakan. Sebagai gantinya, mereka mendapatkan rute yang dioptimalkan dengan navigasi bersih dan detail pekerjaan langsung di ponsel mereka.
Pelaksanaan Lapangan yang Andal dengan Check-Ins & Pelacakan GPS
Salah satu fitur Mapsly yang paling berharga bagi Evan adalah sistem check-in dan pelacakan.
Ketika seorang anggota kru tiba di lokasi, mereka melakukan check-in melalui aplikasi Mapsly. Saat meninggalkan, mereka melakukan check-out—menangkap data waktu di lokasi secara tepat.
Setiap tim mengikuti daftar periksa standar selama kunjungan mereka, memastikan konsistensi dan kualitas layanan di seluruh properti. Jika ada hal-hal khusus (misalnya, gerbang terkunci atau permintaan pelanggan), tim mencatatnya di kolom catatan dan informasi tersebut langsung muncul di Zoho CRM.
Jika Evan perlu memeriksa lokasi kru-nya di siang hari, pelacakan GPS di Mapsly membuatnya menjadi sangat mudah. Dengan sekali pandang, dia dapat melihat lokasi secara real-time dan memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai dengan jadwal.
Setelan ini mendukung penagihan berbasis waktu, pelayanan pelanggan yang lebih baik, dan perbaikan proses yang berkelanjutan.
Ketika seorang pelanggan menanyakan tentang pekerjaan, kami ingin memiliki keyakinan setinggi mungkin bahwa kami telah melakukan apa yang telah kami janjikan. Jika saya dapat memverifikasi waktu tepat ketika kami berada di properti mereka beserta verifikasi GPS dan catatan pekerjaan, saya dapat menyampaikan keyakinan tersebut kepada pelanggan dan membangun reputasi kepercayaan serta keandalan dalam layanan kami, demikian kata Evan.
Meningkatkan Kualitas dengan Foto dan Komunikasi Otomatis
Berdasarkan fondasi ini, Evan merencanakan dua peningkatan kunci untuk lebih meningkatkan akuntabilitas dan komunikasi dengan klien.
Yang pertama adalah, menambahkan pengambilan foto sebelum dan sesudah di setiap lokasi pekerjaan. Meskipun saat ini opsional, dokumentasi visual ini akan berfungsi sebagai lapisan tambahan jaminan kualitas—berguna untuk tinjauan internal, transparansi dengan klien, dan bahkan pemasaran. Seperti yang dicatat Evan, fitur ini tidak wajib untuk setiap kunjungan, tetapi merupakan fitur berharga yang memperkuat profesionalisme dan kepercayaan.
Yang kedua adalah Mengotomatisasi notifikasi SMS setelah kunjunganKarena sebagian besar klien Sommer Lawn & Landscape lebih memilih komunikasi melalui pesan teks, Evan melihat peluang besar untuk menyederhanakan titik kontak ini. Alih-alih mengirim pembaruan secara manual, tim berencana untuk memicu pesan otomatis melalui CRM mereka ketika sebuah pekerjaan selesai—menghemat waktu dan memberikan konfirmasi instan kepada pelanggan bahwa pekerjaan telah selesai.
Bersama-sama, penambahan ini akan meningkatkan visibilitas layanan, meminimalkan ketidakpastian, dan memungkinkan tim untuk mengembangkan operasi dengan pengalaman pelanggan yang konsisten.
Membangun Fondasi yang Berbasis Data
Visi jangka panjang Evan adalah menjalankan bisnis berdasarkan analitik yang kuat. Meskipun masih dini, Mapsly memainkan peran dasar dalam menangkap dan memusatkan poin data utama.
“Akhirnya, kita akan menghubungkan data operasional dengan data penjualan dan menjalankan siklus peningkatan proses,” jelas Evan. “Tapi pertama-tama, kita perlu mengumpulkan data. Mapsly membantu kita melakukan hal itu.”
Masukan Tim: Langsung berfungsi
Bagi tim lapangan, keandalan adalah segalanya—mereka tidak ingin menyia-nyiakan waktu untuk menangani bug atau mencari detail pekerjaan. “Tim kami perlu fokus membuat halaman depan pelanggan terlihat luar biasa, bukan pada pencatatan data atau menangani aplikasi yang penuh bug,” jelas Evan, “jadi aplikasi ini hanya perlu berfungsi dan tidak terlalu rumit.” Mapsly memenuhi kriteria tersebut. Rute sudah siap, info pekerjaan dapat diakses, dan alur kerja berjalan lancar—sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan, bukan pada mengatasi masalah teknis.
Mengapa Mapsly Menonjol
- Integrasi CRM Tanpa Hambatan: Bekerja dengan jalur kesepakatan dan otomasi yang ada.
- Ramah Pengguna untuk Tim Lapangan: Bahkan anggota kru yang tidak terbiasa dengan teknologi menemukan ini intuitif.
- Dukungan Responsif: Penyelesaian masalah yang cepat dibandingkan dengan alat lain.
Bagian terbaik dari Mapsly adalah dukungan. Kalian dengan cepat membantu menyelesaikan masalah — itu yang menonjol. Ini bukan hanya alat — ini adalah kemitraan.
Kesimpulan
Mapsly telah menjadi alat operasional inti untuk bisnis perawatan rumput Sommer Lawn & Landscape, menggantikan sistem-sistem yang terpecah belah dengan sebuah platform geo-intelligence yang terpadu. Dengan mengoptimalkan rute, mengotomatisasi verifikasi pekerjaan, dan meningkatkan komunikasi dengan pelanggan, perusahaan sedang meletakkan fondasi untuk pertumbuhan yang dapat diskalakan.