Un pequeño equipo con grandes planes
Con varios miembros del equipo cubriendo una extensa área de servicio, el negocio de cuidado del césped prospera gracias a una coordinación precisa y una eficiencia operativa. Evan Harmon desempeña un papel operativo clave en Sommer Lawn, centrándose en el desarrollo de los sistemas backend que respaldan la programación, el enrutamiento y la gestión de datos.
Fue entonces cuando Mapsly se convirtió en una parte crucial de su estrategia de crecimiento. Desde el enrutamiento inteligente hasta la gestión de territorios y el seguimiento de check-in, la plataforma se ha integrado en la forma en que Sommer Lawn ofrece consistentemente un excelente servicio en el que sus clientes confían.
Antes de Mapsly: PDFs y Patchwork
Antes de implementar Mapsly, Evan y el equipo experimentaron con un puñado de herramientas de servicio en campo:
- YardbookUn CRM para el cuidado del césped que hacía “un poco de todo”—pero no lo suficientemente bien para respaldar una operación en crecimiento.
- Route IQUna herramienta complementaria para Zoho CRM, que finalmente fue descartada debido a su aplicación móvil poco fiable.
- Exportaciones PDFDurante un tiempo, el equipo de campo se orientó en su jornada utilizando PDFs exportados manualmente con enlaces de mapas incrustados.
“No había manera fácil de planificar una ruta de 20 paradas sin que tomara una hora,” dijo Evan, gerente de Sommer Lawn.
Enrutamiento, Reimaginado
Los trabajos cambian constantemente: llegan nuevos clientes, otros se cancelan y el clima puede alterar los planes de un día para otro. Por eso, el equipo prioriza la flexibilidad, creando y ajustando rutas cada mañana para reflejar las condiciones en tiempo real.
Para aportar mayor previsibilidad a la programación, Evan dividió su área de servicio en cuatro zonas. Cada día se asigna a un cuadrante: los lunes en el noroeste, los martes en el noreste, y así sucesivamente.
El proceso está optimizado:
- Los trabajos se agregan al CRM y se sincronizan con Mapsly.
- Evan filtra por cuadrante de territorio (noroeste, noreste, etc.).
- Las rutas se generan y se envían al equipo—se acabaron las prisas de último minuto y los procesos basados en papel.
Intentamos planificar la ruta de la mañana. Mapsly nos permite crear rutas y adaptarnos rápidamente, dice.
El equipo ya no tiene que depender de la memoria o de impresiones desordenadas. En cambio, reciben una ruta optimizada con una navegación clara y los detalles de trabajo directamente en sus teléfonos.
Ejecución de campo confiable con check-ins y seguimiento GPS
Una de las funcionalidades más valiosas de Mapsly para Evan es su sistema de check-in y seguimiento.
Cuando un miembro del equipo llega al sitio, realiza el check-in a través de la app de Mapsly. Al salir, realiza el check-out, capturando datos precisos del tiempo en el lugar.
Cada equipo sigue una lista de verificación estandarizada durante su visita, garantizando la consistencia y calidad del servicio en las propiedades. Si hay salvedades (por ejemplo, portones cerrados o solicitudes del cliente), el equipo las registra en un campo de notas y esa información aparece inmediatamente en Zoho CRM.
Si Evan necesita verificar dónde se encuentra su equipo durante el día, el rastreo por GPS en Mapsly hace que sea algo sencillo. Con solo un vistazo, puede ver ubicaciones en tiempo real y confirmar que todo está funcionando según lo previsto.
Esta configuración admite la facturación por tiempo, un mejor servicio al cliente y mejoras continuas en los procesos.
Cuando un cliente pregunta sobre un trabajo, , queremos tener la mayor confianza posible de que cumplimos con lo prometido. Si puedo verificar los horarios exactos en que estuvimos en su propiedad, junto con la verificación por GPS y las notas del trabajo, puedo transmitir esa confianza al cliente y construir una reputación de confianza y fiabilidad en nuestros servicios, comparte Evan.
Elevando la calidad con fotos y comunicación automatizada
A partir de esta base, Evan planea dos mejoras clave para reforzar la rendición de cuentas y la comunicación con los clientes.
El primero es, añadiendo la captura de fotos de antes y después en cada sitio de trabajo. Aunque actualmente es opcional, esta documentación visual servirá como una capa adicional de garantía de calidad — útil para revisiones internas, transparencia con el cliente e incluso para marketing. Como señaló Evan, no es imprescindible en cada visita, pero es una función valiosa que refuerza el profesionalismo y la confianza.
El segundo es, automatización de notificaciones SMS post-visitaDado que la mayoría de los clientes de Sommer Lawn & Landscape prefieren comunicarse por mensaje de texto, Evan ve una gran oportunidad para optimizar este punto de contacto. En lugar de enviar actualizaciones manualmente, el equipo planea activar mensajes automáticos a través de su CRM cuando se complete un trabajo, lo que ahorra tiempo y brinda a los clientes una confirmación instantánea de que el trabajo ha finalizado.
Juntas, estas adiciones mejorarán la visibilidad del servicio, minimizarán la incertidumbre y permitirán al equipo escalar las operaciones con una experiencia de cliente consistente.
Construyendo una base impulsada por datos
La visión a largo plazo de Evan es gestionar el negocio basado en análisis robustos. Aunque aún es temprano, Mapsly está desempeñando un papel fundamental en la captura y centralización de puntos de datos clave.
“Eventualmente, conectaremos los datos operativos a los datos de ventas y ejecutaremos ciclos de mejora de procesos,” explica Evan. “Pero primero, necesitamos recopilar los datos. Mapsly nos ayuda a hacerlo.”
Comentarios del equipo: simplemente funciona
Para el equipo de campo, la fiabilidad es todo—no quieren perder tiempo lidiando con errores o buscando detalles de trabajo. “Nuestro equipo necesita concentrarse en lograr que los céspedes de nuestros clientes se vean increíbles, no en registrar datos o lidiar con una aplicación defectuosa”, explica Evan, “así que la app solo tiene que funcionar y no ser demasiado complicada.” Mapsly, cumple con lo necesario. Las rutas están listas, la información del trabajo es accesible y el flujo de trabajo se mantiene fluido—por lo que pueden concentrarse en hacer el trabajo, no en solucionar problemas técnicos.
Por qué Mapsly se destaca
- Integración CRM sin fisuras: Funciona con los embudos de ventas y las automatizaciones existentes.
- Fácil de usar para equipos de campo: Incluso los miembros del equipo sin conocimientos técnicos lo encuentran intuitivo.
- Soporte ágil: resolución rápida de incidencias en comparación con otras herramientas.
La mejor parte de Mapsly es el soporte. Ustedes intervienen rápidamente para solucionar problemas—eso destaca. No es solo una herramienta—es una asociación.
Conclusión
Mapsly se ha convertido en una herramienta operativa fundamental para el negocio de cuidado del césped de Sommer Lawn & Landscape, reemplazando sistemas fragmentados con una plataforma unificada de geo-inteligencia. Al optimizar la planificación de rutas, automatizar la verificación de trabajos y mejorar la comunicación con los clientes, la empresa está sentando las bases para un crecimiento escalable.