خدمة ميدانية مبسطة: كيف قام فريق صغير للعناية بالعشب ببناء نظام قابل للتطوير باستخدام Mapsly

فريق صغير بخطط كبيرة

بفضل فريق عمل متعدد الأعضاء يغطي نطاق خدمة واسع، تزدهر أعمال العناية بالمروج بفضل التنسيق الدقيق والكفاءة التشغيلية. يلعب إيفان هارمون دورًا تشغيليًا رئيسيًا في سومر لاون، حيث يركز على بناء أنظمة خلفية تدعم الجدولة والتوجيه وإدارة البيانات.

عندها، أصبح Mapsly جزءًا أساسيًا من استراتيجية نموهم. بدءًا من التوجيه الذكي، مرورًا بإدارة المناطق وتتبع عمليات تسجيل الوصول، أصبحت المنصة جزءًا لا يتجزأ من أسلوب سومر لاون في تقديم خدمة ممتازة باستمرار يثق بها عملاؤها.

قبل Mapsly: ملفات PDF، وPatchwork

قبل تنفيذ Mapsly، قام إيفان وفريقه بتجربة عدد قليل من أدوات الخدمة الميدانية:

• ياردبوك:نظام إدارة علاقات العملاء للعناية بالعشب الذي قام "بالقليل من كل شيء" - ولكن ليس جيدًا بما يكفي لدعم عملية متنامية.
  
• طريق IQ:أداة إضافية لـ Zoho CRM، والتي تم رفضها في النهاية بسبب تطبيقها المحمول غير الموثوق به.
  
• تصدير ملفات PDF:لفترة من الوقت، كان طاقم الميدان يتنقل في يومه باستخدام ملفات PDF تم تصديرها يدويًا مع روابط خرائط مضمنة.
  

"لم تكن هناك طريقة سهلة للتخطيط لمسار مكون من 20 محطة لا يستغرق ساعة واحدة"، إيفان، مدير في Sommer Lawn.

التوجيه، إعادة تصور

تتغير الوظائف باستمرار - يأتي عملاء جدد، ويلغي آخرون مواعيدهم، وقد تُغير الأحوال الجوية الخطط بين عشية وضحاها. لذلك، يُولي الفريق الأولوية للمرونة، حيث يُنشئ مسارات ويُعدّلها كل صباح لتعكس الظروف الجوية في الوقت الفعلي.

لزيادة قابلية التنبؤ بالجدولة، قسّم إيفان منطقة خدمته إلى أربع مناطق. يُخصّص كل يوم لربع: الاثنين في الشمال الغربي، والثلاثاء في الشمال الشرقي، وهكذا.

تم تبسيط العملية:

• تتم إضافة الوظائف إلى CRM ومزامنتها مع Mapsly.
  
• يقوم إيفان بالتصفية حسب ربع المنطقة (الشمال الغربي، الشمال الشرقي، إلخ).
  
• يتم إنشاء المسارات وإرسالها إلى الطاقم - لا مزيد من المحاولات في اللحظة الأخيرة أو العمليات الورقية.

نحاول تحديد مساراتنا صباحًا. يُتيح لنا Mapsly إنشاء مسارات والتكيف معها بسرعة، كما يقول.

لم يعد على الطاقم الاعتماد على الذاكرة أو المطبوعات غير المنسقة. بل يحصلون على مسار مُحسّن مع تنقل سلس وتفاصيل العمل مباشرةً على هواتفهم.

تنفيذ ميداني موثوق به مع تسجيلات الدخول وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)

أحد أهم ميزات Mapsly بالنسبة لإيفان هو نظام تسجيل الوصول والتتبع.

عند وصول أحد أفراد الطاقم إلى الموقع، يُسجِّل دخوله عبر تطبيق Mapsly. وعند مغادرته، يُسجِّل مغادرةً، مع تسجيل بيانات دقيقة عن وقت تواجده في الموقع.

يتبع كل فريق قائمة مرجعية موحدة خلال زيارته، لضمان اتساق وجودة الخدمة في جميع العقارات. في حال وجود أي ملاحظات (مثل بوابات مغلقة أو طلبات من العملاء)، يُسجلها الفريق في خانة الملاحظات، وتظهر هذه المعلومات فورًا في Zoho CRM.

إذا احتاج إيفان إلى التحقق من موقع طاقمه خلال النهار، فإن تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في Mapsly يُسهّل الأمر. بنظرة واحدة فقط، يمكنه رؤية المواقع في الوقت الفعلي والتأكد من أن كل شيء يسير وفق الجدول الزمني.

يدعم هذا الإعداد الفوترة المستندة إلى الوقت، وخدمة العملاء الأفضل، والتحسينات المستمرة للعملية.

عندما يستفسر العميل عن عمل ما، نحرص على أن نكون على ثقة تامة بأننا نفذنا ما وعدنا به. إذا استطعتُ التحقق من مواعيد تواجدنا في منزله بدقة، بالإضافة إلى التحقق من نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وملاحظات العمل، يُمكنني نقل هذه الثقة إلى العميل وبناء سمعة طيبة مبنية على الثقة والموثوقية في خدماتنا، كما يقول إيفان.

تحسين الجودة من خلال الصور والتواصل الآلي

وبناءً على هذا الأساس، يخطط إيفان لإجراء تحسينين رئيسيين لتعزيز المساءلة والتواصل مع العملاء.

الأول هو إضافة التقاط الصور قبل وبعد في كل موقع عمل. مع أن هذا التوثيق المرئي اختياري حاليًا، إلا أنه سيُشكّل طبقة إضافية لضمان الجودة، وهو مفيد للمراجعات الداخلية، وشفافية العملاء، وحتى التسويق. وكما أشار إيفان، فهو ليس ضروريًا في كل زيارة، ولكنه ميزة قيّمة تُعزز الاحترافية والثقة.

الثاني هو أتمتة إشعارات الرسائل النصية القصيرة بعد الزيارةبما أن معظم عملاء شركة سومر للمساحات الخضراء والمناظر الطبيعية يفضلون التواصل عبر الرسائل النصية، يرى إيفان فرصة كبيرة في تبسيط هذه العملية. فبدلاً من إرسال التحديثات يدويًا، يخطط الفريق لإرسال رسائل آلية عبر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) عند اكتمال العمل، مما يوفر الوقت ويؤكد للعملاء فورًا إنجاز العمل.

ستعمل هذه الإضافات معًا على تعزيز رؤية الخدمة وتقليل عدم اليقين والسماح للفريق بتوسيع نطاق العمليات مع تجربة عملاء متسقة.

بناء أساس قائم على البيانات

تتمثل رؤية إيفان طويلة المدى في إدارة أعماله استنادًا إلى تحليلات فعّالة. ورغم أن الأمر لا يزال في مراحله الأولى، إلا أن Mapsly تلعب دورًا أساسيًا في جمع البيانات الرئيسية وتجميعها مركزيًا.

يوضح إيفان: "في النهاية، سنربط بيانات العمليات ببيانات المبيعات ونُجري دورات تحسين العمليات. لكن أولًا، علينا جمع البيانات. Mapsly يُساعدنا في ذلك".

تعليقات الفريق: إنه يعمل فقط

بالنسبة لفريق العمل الميداني، تُعدّ الموثوقية أساس العمل، فهم لا يريدون إضاعة الوقت في التعامل مع الأخطاء البرمجية أو البحث عن تفاصيل العمل. يوضح إيفان: "يحتاج فريقنا إلى التركيز على جعل حدائق عملائنا تبدو رائعة، وليس على تسجيل البيانات أو التعامل مع تطبيق مليء بالأخطاء البرمجية، لذا يجب أن يعمل التطبيق بكفاءة عالية وألا يكون معقدًا للغاية". تطبيق Mapsly يُلبي هذه المتطلبات. المسارات جاهزة، ومعلومات العمل متاحة، وسير العمل سلس، مما يُمكّنهم من التركيز على إنجاز العمل، وليس على استكشاف الأخطاء التقنية وإصلاحها.

لماذا يبرز Mapsly

• تكامل سلس مع نظام إدارة علاقات العملاء: يعمل مع خطوط الأنابيب والصفقات الآلية الحالية.
• سهل الاستخدام للفرق الميدانية: حتى أعضاء الطاقم غير المتمرسين في مجال التكنولوجيا يجدونه بديهيًا.
• الدعم المستجيب: حل سريع للمشكلة مقارنة بالأدوات الأخرى.

أفضل ما في Mapsly هو الدعم. أنتم تبادرون بسرعة لإصلاح المشاكل، وهذا ما يميزه. إنها ليست مجرد أداة، بل هي شراكة.

خاتمة

أصبحت Mapsly أداة تشغيلية أساسية لأعمال العناية بالمروج في شركة Sommer Lawn & Landscape، حيث استبدلت الأنظمة المتفرقة بمنصة ذكاء جغرافي موحدة. من خلال تحسين التوجيه، وأتمتة التحقق من المهام، وتحسين التواصل مع العملاء، تُرسي الشركة أسس نمو قابل للتوسع.